Quais os benefícios de uma auditoria de 5S?

Benefícios para o Auditor de 5S

É interessante que a organização faça, periodicamente, um reconhecimento aos auditores. Não é fácil um profissional dedicar uma parte de seu tempo à auditorias de 5S, sacrificando parte de suas responsabilidades diárias, e nem sempre sendo reconhecido pelos seus próprios líderes, colegas e clientes internos. A auditoria de 5S exige profissionais qualificados e com a grande responsabilidade de fazer uma avaliação justa não só dos aspectos físicos, mas também dos aspectos comportamentais dos colegas da mesma organização. É um momento de grande exposição de sua imagem pessoal e profissional. Reunião periódica com pessoas do alto escalão, visitas feitas a outras organizações e participação em eventos externos são as formas mais comuns de valorização dos auditores. No entanto, caso não haja este reconhecimento, os auditores devem reconhecer os seguintes benefícios desta função:


Maior aprofundamento nos conceitos

Desde o curso de capacitação, onde revisam os conceitos e analisam detalhadamente os critérios de avaliação, até a experiência prática em auditorias, os auditores passam a ser os profissionais da organização com maior domínio técnico sobre o 5S, quando comparados a outros profissionais.

Passa a ser um profissional consultado pela própria área

Pela formação adquirida o auditor passa a ser mais consultado pela própria área para fazer auto-avaliações, onde desempenha uma função informal de “consultor interno”.  Isto cria uma imagem positiva junto à sua equipe, principalmente se antes era um profissional com habilidades desconhecidas.

Maior contato com outras áreas (pessoas e processos)

As atividades de auditorias possibilitam ao auditor um maior conhecimento de outros processos e ampliando o seu contato com outras pessoas, as quais passam a conhecer a sua capacidade. Isto influencia positivamente a imagem profissional, podendo resultar em futuras opções de crescimento no sentido vertical (aumento na hierarquia) ou horizontal (aumento de responsabilidades). 

Aumento da capacidade crítica

O auditor de 5S tem a oportunidade de estar mais próximo dos conceitos de 5S e de estar tendo acesso a várias referências práticas nos ambientes auditados. Inconscientemente ele passa a ter uma visão crítica das coisas boas e do que pode melhorar, não só no ambiente de trabalho, mas também fora dele. 

Desenvolvimento de habilidades (negociação, persuasão, consenso, redação, etc)

A prática de habilidades requeridas para ser auditor de 5S, tais como a  capacidade de persuasão, de negociação e de consenso é das vantagens do auditor de 5S. Para aqueles que não têm o hábito de redigir, a auditoria requer que os registros feitos espelhem exatamente o que foi visto na área. Pode parecer fácil, mas tem pessoas com alto grau de dificuldade para escrever, inclusive com algumas limitações gramaticais. 

Maior empregabilidade

Sendo auditor de 5S o profissional para a ter uma maior empregabilidade, dentro e fora da organização, não só por mais uma habilidade adquirida, como pela tendência que o auditor passa a ter em praticar o 5S se beneficiando direta e indiretamente de cada um deles (combate ao desperdício, utilização adequada de recursos, facilidade de acesso, limpeza, asseio, pontualidade, cumprimento de regras e normas, relacionamento interpessoal, etc.).

Auto-realização

Além da realização profissional em fazer auditorias, o auditor de 5S deve refletir sobre o seu papel em algo maior que é a participação na melhoria da educação da sociedade. Os resultados obtidos pelo 5S extrapolam os limites da organização. As pessoas tendem a levar e pregar um novo comportamento para fora dela, tornando-se verdadeiros cidadãos e, sendo pais ou mães, utilizar o aprendizado para facilitar a educação dos filhos e até mesmo do cônjuge. Sabendo que a organização que implanta o 5S tem um papel educador, que a implantação é inviável sem as auditorias, o auditor tem um papel educador. Esta reflexão é importante principalmente para pessoas que têm como ideal de vida o “servir”. 

5. Benefícios para o Auditado

A imagem que os auditados têm de auditoria normalmente é negativa, pois a grande maioria das pessoas não gosta de ser avaliada. Além disto, a resistência à auditoria é devida a diferença de conhecimento de 5S entre auditor e auditado, dificultando a comunicação entre eles. Uma forma de contornar o problema é que seja dada uma palestra para os auditados sobre os critérios de avaliação. Outra forma é que o auditor de cada área acompanhe a auditoria de sua área, facilitando o entendimento.  Não é coerente que um ou mais profissionais que se predispõe a fazer auditoria, sacrificando a sua rotina e obrigações originais, não sejam devidamente reconhecidos pelo auditado, o qual é o principal cliente e beneficiado pelos serviços do auditor. As auditorias de 5S trazem os seguintes benefícios para o auditado são: 

Comparação entre o padrão visto pela equipe e o padrão visto por alguém isento

Ás vezes a equipe e o líder tem uma visão do seu ambiente diferente da percepção de alguém que não está envolvido no dia-a-dia com a área e que conhece outras referências. Geralmente a expectativa do auditado não coincide com a percepção do auditor. É esta diferença que justifica a existência das auditorias que propiciam benefícios para o auditado que tenha realmente interesse em evoluir no 5S.

Verificação da evolução

A auditoria de 5S é o momento onde a equipe terá todo o seu esforço sendo avaliado por alguém independente da área. É um momento de consagração, caso o resultado da auditoria demonstre uma evolução esperada, definida e/ou negociada. É um momento de reflexão, caso o resultado da auditoria demonstre problemas que não foram percebidos pela equipe. É um momento decepção, caso a auditoria seja mau feita e penalize injustamente a área ou realmente a área pouco fez para melhorar. Cabe a uma equipe com espírito vencedor, tirar proveito dos resultados da auditoria e não se acomodar ou buscar desculpas infundadas (para perdedores sempre haverá desculpas).

Oportunidade para implementar melhorias

O auditado deve sempre ver a auditoria como uma oportunidade para implementar melhorias e não como um processo de julgamento21,27. Não compete ao auditor julgar. Não é recomendável para o auditado buscar culpados. O resultado da auditoria deve sempre ser um plano de ação onde são definidas ações táticas e ações de eliminação de problemas físicos.

Maior motivação na preparação

Pode não parecer um benefício, mas a auditoria traz uma maior motivação para a equipe na preparação da área, onde algumas coisas que no dia-a-dia ficam esquecidas, passam a ser lembradas. Pequenas melhorias em vésperas de auditorias demonstram respeito pelo processo. Seria infantil imaginar que as pessoas não fariam pequenas correções para serem bem avaliadas. O que não se admite é uma transformação radical para auditorias, principalmente pintando-se os pisos e as instalações, fazendo-se uma faxina geral, escondendo-se recursos obsoletos ou largados e usando-se o recurso de identificar compartimentos como “particular”, para que não sejam auditados. Caso estas distorções ocorram, significa a falta de entendimento dos conceitos e a falta de comprometimento das pessoas, a começar pelas lideranças.