Quais as preocupações iniciais para a implantação do 5S?

Uma preocupação das organizações com relação ao 5S é o seu tempo de implantação. Primeiramente deve se entender “o que é o 5S implantado?”. O parâmetro que deve ser usado para tal não é o treinamento de 100% dos funcionários e a realização do dia de limpeza e descarte, como muitas organizações fazem. O 5S deve ser considerado implementado quando 90% das instalações atingirem um padrão, em cada um dos cinco “S”, igual ou superior à 90% por três avaliações consecutivas, desde que haja um período mínimo de 3 meses entre as avaliações.

Algumas variáveis interferem no tempo de implantação, quais sejam:

Variáveis dependentes da organização

Padrão atual do 5S

Quanto maior for a deficiência da prática do 5S (limpeza, organização, ordenação, asseio e disciplina), maior é o tempo de implantação.

Tipo de atividade

Organizações que têm processos de fabricação mais refinados e/ou automatizados, normalmente já possuem ambientes limpos e organizados. Nestes casos a implantação do 5S é mais rápida.

Tamanho e distribuição das instalações

Organizações menores e com limites físicos definidos, têm mais facilidade para a implantação, devido à rapidez com que as informações são passadas (menos gente, menos problemas). 

Organizações que têm suas instalações ou unidades espalhadas geograficamente, levam mais tempo para a implantação em relação à outras que são centralizadas fisicamente.

Mudanças estruturais que afetam toda a organização

Evidentemente no mundo atual as organizações devem passar por mudanças freqüentes para garantir a sua sobrevivência. Porém, as grandes mudanças com elevada freqüência impossibilitam a introdução de qualquer ferramenta gerencial que vise resultados efetivos, como é o caso do 5S. Quando o 5S ainda não faz parte da cultura da organização, as grandes mudanças criam um ambiente de incertezas e de prioridades que deixam o 5S instável. A relocação e até mesmo dispensa de algumas pessoas chave e/ou líderes dificultam a implementação de ações estratégicas e dilata sobremaneira o tempo de implantação.

Estrutura gerencial

Organizações com muitos níveis hierárquicos e com modelos gerenciais ultrapassados certamente têm maior dificuldade que organizações com filosofia gerencial moderna (administração participativa e poucos níveis hierárquicos).

"Status" das demais ferramentas gerenciais

Caso a organização já tenha um bom amadurecimento das ferramentas gerenciais, tais como qualidade, meio ambiente, segurança, saúde, sugestões, trabalho em grupo, etc., as pessoas normalmente estão mais conscientes e o desenvolvimento do 5S é facilitado.

Clima organizacional

Em organizações que estão em conflitos radicais (estado de greve ou greve) com seus colaboradores é desaconselhável a implantação de qualquer processo participativo. Uma revisão da política de recursos humanos, fundamentada na real valorização dos colaboradores, é um pré-requisito imprescindível para posterior introdução de tais processos.

Se a situação é pontual, será melhor aguardar o seu desfecho para depois se implantar o 5S.

Tipos de clientes e fornecedores

O padrão de qualidade de clientes e fornecedores influencia diretamente o padrão da organização (obviamente o cliente geralmente influencia mais). Isto vale também com relação ao 5S, onde um cliente exige que seu fornecedor tenha um padrão semelhante ao seu, principalmente se os serviços são prestados dentro de sua organização, obrigando que as ações relativas à organização e limpeza sejam agilizadas.

Situação financeira

Evidentemente uma organização que está em boas condições financeiras tende a investir mais no desenvolvimento do 5S, principalmente na divulgação e preparação da infra-estrutura básica, como treinamento, identificação de ambientes, mudanças de "layout", introdução de melhorias, etc. Porém, este fator não é determinante para a evolução do 5S. É apenas contributivo.

Localização geográfica

Uma organização localizada em um pólo industrial, próximo a uma grande cidade, tem uma facilidade maior de "trocar figurinhas" com outras, barateando custos com participação em eventos externos, visitas às outras organizações, contratação de consultoria e/ou palestrantes. Estas facilidades possibilitam um desenvolvimento mais rápido do 5S.

Conservação das Instalações

Organizações que têm instalações prediais e industriais precárias enfrentam mais dificuldades para promoverem o 5S. Uma unidade industrial com deficiências de manutenção, tendo como conseqüências vazamentos de produtos, ruídos elevados e iluminação inadequada, necessita investir bem mais que outras em boas condições operacionais, além de exigir um tempo maior para a solução gradativa dos problemas.

Nível de Automação

Os processos automatizados contam com menos pessoas e normalmente estas têm pouco contato físico com o manuseio e transporte de matéria-prima e com o produto. Desta forma, os locais de trabalho tendem a se manter mais limpos e ordenados, independente do 5S.

Layouts

Instalações com layouts deficientes exigem maior esforço das pessoas e maior investimento da organização para se adequar aos padrões buscados com a prática do 5S. Portanto, o tempo de implantação nestas organizações tende a ser maior quando comparado com instalações com layouts bem planejados e modernos.


Estratégia utilizada

A estratégia utilizada por cada organização tem uma influência direta no tempo de implantação. É importante que o gestor do 5S tenha uma visão ampla sobre o tema e, ao apresentar o plano de implantação, demonstre uma visão de médio e longo prazo para as atividades do 5S, associada a um planejamento estratégico da organização. Além de visitas, participação em eventos e leitura sobre o assunto, a discussão com uma empresa de consultoria devidamente experiente no tema é recomendável.

Perfil do Gestor

A escolha correta do gestor pode ser determinante para o ritmo dos avanços e para o próprio sucesso do 5S. As qualidades citadas no início deste capítulo são indispensáveis e é, por não atentar para isto, que algumas organizações ficam frustradas com os resultados do 5S. Quando o gestor é participativo, mas não tem liderança, o comitê nem sempre tem maturidade para cumprir o que ele mesmo planejou. Quando o gestor é centralizador faz com que o ritmo do 5S dependa dele. Na sua ausência, o 5S não avança. 

Variáveis dependentes das pessoas

Padrão educacional

Pessoas que não tiveram boa educação familiar e boa formação escolar, necessitam de mais investimentos (treinamento, orientação e tempo) para mudarem seus maus hábitos e suas atitudes.

As falhas na estrutura familiar, principalmente nas grandes cidades, e as deficiências da rede escolar, geralmente nas escolas públicas, provocam como conseqüência uma migração para as organizações de uma mão-de-obra não qualificada e com baixos padrões educacionais. A partir desta realidade, as organizações se vêem obrigadas a cumprir um papel educador sob o risco de terem processos de baixa eficiência.

Por outro lado, as pessoas que têm uma melhor base educacional assimilam mais rapidamente a prática do 5S porque, muitas vezes, o 5S resgata valores que estão adormecidos dentro delas.

É importante ressaltar que nem sempre níveis de escolaridade elevado refletem em um alto padrão educacional, e vice-versa.