Planejamento das áreas de descarte

A instalação de áreas de descarte para a implantação do 5S tem vários objetivos:

a) Servir como um filtro

Antes de ser descartado definitivamente, o material é colocado na área de descarte.

Os líderes ou o responsável pela área fazem uma inspeção criteriosa no dia anterior ao do descarte definitivo, verificando se o critério utilizado pela equipe está adequado.

b) Servir como um termômetro

As áreas de descarte servem como uma ferramenta de verificação da evolução do SEIRI.

Se a pontuação obtida na fase do SEIRI não for a máxima e, durante um determinado período, a área de descarte daquela instalação não sofre alterações, significa que as atividades de descarte estão suspensas ou o critério de avaliação não está adequado.

É importante instalar áreas de descarte em locais de circulação, para chamar a atenção das pessoas e incomodar os usuários do ambiente de trabalho. Não pode ser um ambiente escuro, úmido ou mal preservado. Devem ser tomados os cuidados também com locais sem cobertura, uma vez que a chuva e o sol podem provocar danos em alguns materiais descartados.

c) Servir como uma feira

Enquanto o material estiver na área de descarte, outros órgãos da organização podem mostrar interesse em aproveitá-lo.

No dia (da semana ou do mês) previsto para o descarte definitivo de materiais daquela área, os órgãos interessados assumem a responsabilidade sobre os respectivos materiais.

d) Servir como catalisador

A área de descarte tem um efeito de estimular o descarte de materiais, principalmente nas pessoas que resistem ou relaxam em descartar aquilo que não é utilizado. Desta forma, a tendência é o envolvimento de todos produzindo um efeito sinergético na organização.

A Tabela 1 sugere de que forma as pessoas podem definir o destino dos recursos existentes no local de trabalho.

Algumas organizações iniciam o treinamento dos colaboradores sem definir previamente a sistemática de descarte. Dois resultados indesejáveis ocorrem: O primeiro é que as pessoas ficam aguardando as orientações para descartar, tendendo a faze-lo no dia do Lançamento do 5S; o segundo é que as pessoas começam descartar inadequadamente os recursos logo após receberem o treinamento. Para que haja um descarte eficaz é recomendável a disponibilização de áreas de descarte e o respectivo procedimento, a partir do primeiro treinamento para as equipes, uma vez que, logo após o treinamento, as pessoas devem ser estimuladas a descartar materiais, aproveitando-se o nível de motivação e a boa assimilação dos conceitos, encontrada nas pessoas logo após o treinamento.

Por questões de logística, a organização pode ter áreas de descarte descentralizadas, facilitando o processo. 

Algumas organizações confundem áreas de descarte com área de sucata, contabilizando a sucata como um resultado de 5S. Esta interpretação errônea provoca distorções quando se apuram os efeitos promovidos pela prática do 5S. Enquanto a área de sucata serve para a colocação de restos de materiais oriundos do processo produtivo, a área de descarte contém, temporariamente, materiais que estavam indevidamente guardados em determinado ambiente (descartados em decorrência do 5S).

Outro erro cometido pelas organizações é não manter áreas de descarte após o dia do lançamento do 5S, acreditando que o processo de descarte acaba naquele dia.

É importante manter permanentemente áreas de descarte, até que o SEIRI esteja consolidado (pode-se considerar o SEIRI consolidado se durante três avaliações consecutivas, o padrão for igual ou superior a 90%). A retirada dos materiais das áreas de descarte pode ocorrer logo após o “dia de lançamento do 5S”. Podem ser estabelecidos um dia e horário da semana para colocação e retirada de materiais das áreas de descarte, evitando-se ociosidade dos responsáveis por estas áreas.

Podem ser estabelecidos os seguintes prazos para a permanência de materiais na área de descarte:

• Até 1 semana após o dia de Lançamento – Materiais só poderão ser reaproveitados pelo próprio setor/departamento gerência.

• Entre 1 semana e 1 mês após o lançamento – Materiais poderão ser reaproveitados por outras áreas. Nos casos de haver mais de uma área descarte, o material restante poderá ser enviado para uma área de descarte central.

• Após 1 mês – Materiais sairão da área de descarte para uma destinação final. Neste caso deve ser indicado um responsável para fazer o diligenciamento (retorno para o almoxarifado, recuperação, doação, leilão, sucateamento, lixo, etc).

Em algumas organizações que estão implantando o 5S, as pessoas costumam tratar a área de descarte (e também o almoxarifado), como uma área de “transferência de problemas”, ou seja, as pessoas que descartam materiais acreditam que a sua responsabilidade vai até o momento do descarte, transferindo para outros o destino do material. Para evitar esta postura, pode ser criado o sistema de etiquetagem, inclusive com cores padronizadas, onde a pessoa que está descartando identifica-se e recomenda o destino final do item descartado. O responsável pela área de descarte pode pedir-lhe apoio no momento do envio para o destino final. Este procedimento deve ser apresentado no treinamento das equipes.    

Geralmente as pessoas não têm preocupação em classificar o material descartado durante a seleção. Isto resulta numa baixa eficiência, uma vez que os efeitos desta postura são a posterior necessidade de separar o material descartado para dar o destino devido, ou o não aproveitamento adequado deste material por outros órgãos, uma vez que tende a ser jogado no lixo.

Uma forma de evitar-se este problema é definir, antecipadamente, na área de descarte, onde tais materiais serão descartados. Por exemplo: papel a ser utilizado como rascunho; material que ficará em uma instalação central da organização (documentação técnica, almoxarifado, ferramentaria, reprografia, etc.); material que irá para outros órgãos; material a ser recuperado; material a ser alienado; material a ser utilizado para outros fins, etc.

Algumas organizações costumam contabilizar o volume de material descartado através do peso (kg) ou volume (caixas, caminhões). Apesar desta mensuração fornecer uma idéia do nível de descarte, não possibilita tirar maiores conclusões. Por exemplo, qual foi mais criteriosa no descarte, uma organização que descartou 100 toneladas de material ou outra que descartou apenas 7 toneladas? Isto dependerá do tipo e variedade do material. A primeira organização pode ter descartado apenas uma máquina obsoleta e fora de operação há alguns anos, enquanto a segunda descartou vários materiais pesando muito pouco, que estavam inadequadamente guardadas nos ambientes de trabalho.  

A metodologia de estimar-se um valor para cada objeto descartado tem sido uma ferramenta adotada para levantar-se uma parcela dos resultados tangíveis (numéricos) obtidos com o 5S. À medida que os materiais são descartados recebem um valor estimado (de acordo com sua vida útil). Caso sejam posteriormente aproveitados, o valor é computado como um ganho do 5S. Em um determinado período totaliza-se o valor economizado pela organização. 

Mesmo sujeita a uma margem de erro, esta sistemática apresenta uma boa dimensão dos ganhos com o 5S, servindo como elemento de convencimento para a sua promoção contínua. É bom ressaltar que esta mensuração não tem efeito contábil.

Outra forma de mensurar o volume descartado é classificar os materiais por grupo. Por exemplo:

a)    Materiais de escritório (caixas ou kg);
b)    Mesas, armários, cadeiras, bancadas (unidades);
c)    Microcomputador, impressoras, calculadoras, máquinas de datilografar (unidades);
d)    Equipamentos, ferramentas e instrumentos (unidades);
e)    Sucata (kg)
f)    Itens reduzidos no almoxarifado, ferramentaria, arquivo técnico, ou outras instalações centrais (unidades ou percentual);
g)    Papel para reciclagem (kg);
h)    Áreas (m2);
i)    Refugo (valor residual em dólar).

O procedimento deve deixar claro que a responsabilidade da pessoa que está descartando só termina no momento do destino final do material descartado. Um exemplo disto é o apoio que um almoxarifado deve receber dos outros processos que usam os itens estocados ou para lá enviam o material descartado. 

No Japão, as organizações utilizam a tática da etiqueta vermelha24 ("akafuda"), que consiste em identificar o item desnecessário para que todos possam ver o que precisa ser eliminado ou transferido. É uma forma de se evitar o descarte do necessário e de se manter por tempo indefinido o desnecessário, haja vista que os itens etiquetados permanecem no local por aproximadamente 30 dias. Na etiqueta vermelha ("akafuda") se identifica o item, seu valor estimado, a pessoa e o setor que está descartando, a destinação proposta (eliminação, devolução, envio para a área de descarte, armazenamento, etc.), e as datas de etiquetagem de destinação. Normalmente a etiqueta é preenchida por uma pessoa que não seja usuária do recurso, com o objetivo de se avaliar melhor o descarte e se dividir responsabilidades.