Como praticar o SEITON?

Uma forma prática de ordenar materiais

Convencionalmente em instalações centrais como almoxarifado, ferramentaria, documentação técnica, costuma-se guardar as coisas de acordo com o tipo de material (materiais de um mesmo tipo ficam juntos). A disposição destes materiais nem sempre obedece ao critério de freqüência de utilização. Instalações centrais devem observar os itens que são mais freqüentemente solicitados e devem ser colocados, em quantidade adequada, o mais próximo possível da entrada do usuário, mesmo que sejam guardados, lado a lado, tipos de materiais diferentes. Portanto, uma forma de manter a ordem é definir para cada item, onde guardá-lo e as quantidades máxima e mínima permitidas. 

Um estudo ergonômico também deve ser feito de forma que os materiais mais pesados fiquem posicionados em uma altura que permita o seu acesso sem maior esforço físico (linha da cintura). 

Materiais que fiquem armazenados em uma altura superior a 1,80 metro, devem ser acessados com apoio de escadas ou equipamentos especiais.

A guarda de recursos deve ser deve ser de forma que o acesso e a reposição sejam imediatos

Na execução do SEITON há uma preocupação das pessoas em apenas ordenar os recursos para facilitar o acesso. Com o decorrer do tempo os recursos ficam novamente desordenados, pois não há uma sistemática que induza as pessoas para o reporem posição original. As seguintes sistemáticas são adotadas por algumas organizações na prática do SEITON (outros exemplos são apresentados no anexo 1):

a)    Definição do local de guarda de cada recurso (um lugar para cada coisa, cada coisa em seu lugar);
b)    Instalação de locais de guardas adequados à cada recurso, de forma que facilite o acesso e não comprometa a sua preservação;
c)    Identificação dos objetos e respectivos locais de guarda, inclusive utilizando cores. A comparação entre a identificação do objeto e a sinalização do local induzirá o usuário a repor o recurso no lugar pré-determinado;
d)    Confecção de gabaritos (formas ou silhuetas) no local de guarda coincidindo com o perfil do recurso. Além do gabarito ou silhueta acusar a ausência, induzirá o usuário à reposição adequada;
e)    Retirada de tampas e portas de armários, quando possível. Isto facilita o acesso visual imediato;
f)    Empilhamento vertical (um ao lado do outro) em vez de empilhamento horizontal (um sobre o outro). O empilhamento vertical impede a desordenação dos recursos ao serem retirados facilita a posterior reposição;
g)    Colocação de fitas em diagonais em pastas arquivadas uma ao lado da outra. Desta forma, a pasta retornará obrigatoriamente a mesma posição ao ser reposta;
h)    Confecção de quadros onde as pessoas que se ausentem do local de trabalho, escrevam seu nome, destino e horário previsto de retorno. Com isto a localização das pessoas e a transmissão de informações ficam facilitadas.


Desenvolvimento adequado de layouts

Uma forma que permite uma boa racionalização de espaços e acesso rápido aos materiais necessários, é uma análise crítica de layouts, tanto de todo o ambiente quanto da guarda de todos os recursos. A discussão com o próprio usuário do ambiente ou operador da máquina ou equipamento, é de fundamental importância para o desenvolvimento de layouts práticos e eficientes.

Visitas a processos similares e consultas ao pessoal técnico existente na organização, são mecanismos que aceleram esta atividade, além da própria criatividade dos usuários.

Um problema que normalmente ocorre nesta fase é a solicitação das pessoas para troca dos recursos usados por novos, assim como a execução de "obras faraônicas". É bom ficar claro que muitas melhorias podem ser feitas sem desembolso de dinheiro. As melhorias que envolvem grandes recursos financeiros devem ser desenvolvidas pelo corpo técnico da organização, embora sugerida por qual    quer pessoa.

O desenvolvimento do layout ocorre em três dimensões:

a) Lay-out dos diversos ambientes

É um estudo de layout de todos os ambientes. Normalmente é desenvolvido pelo corpo técnico,  e geralmente não é avaliado dentro do 5S.

b) Lay-out do ambiente

É um estudo de layout de cada ambiente. Normalmente é desenvolvido em equipe ou pelos respectivos responsáveis (líderes).

c) Lay-out micro

É o estudo de layout de cada item. Normalmente é desenvolvido pelo usuário do compartimento e operador da máquina/equipamento, com o apoio do líder.