O que é uma auditoria de 5S?
As auditorias de 5S têm normalmente um ou mais dos seguintes objetivos:
- Medir o padrão atual de 5S para posteriormente avaliar a sua evolução;
- Verificar o padrão atual de 5S para comparar à meta estabelecida;
- Servir como ferramenta de promoção contínua do 5S;
- Comparar a evolução do processo de 5S por toda a organização;
- Servir como feedback para avaliação do plano de implantação ou dos planos de ação;
- Verificar o estágio de consolidação da implantação do 5S.
Estas auditorias podem ser de rotina ou provocadas por mudanças significativas no ambiente de trabalho e são feitas por profissionais devidamente qualificados para auditorias de 5S (auditores de 5S) e que não têm relação direta com as áreas auditadas.
Uma diferença básica entre auditorias de 5S e auditorias de normas é que normalmente não há necessidade da área auditada em 5S definir prazos para a correção dos problemas levantados pelo auditor. Na próxima auditoria, o auditor utilizará os registros da auditoria anterior como referência, mas não se limitará na avaliação destes registros. A manutenção do problema anterior será simplesmente relatada na nova auditoria, cabendo ao responsável pela área justificar para o seu líder e não para o auditor.
Fundamentos para uma boa auditoria de 5S
Normalmente os problemas encontrados nas auditorias de 5S são provocados pelos seguintes fatores:
Falta de domínio dos conceitos por parte dos auditores
Quando os auditores de 5S não foram treinados ou receberam um treinamento deficiente, tendem a cometer falhas na interpretação adequada dos conceitos, criando uma imagem negativa para os auditados. A falha mais freqüente é a preocupação com a formatação e a estética do ambiente, em vez da preocupação com a sua funcionalidade e o respeito às características e as individualidades. Em uma auditoria de 5S, nada se pode concluir sem que antes tenha uma argumentação do auditado. O 5S não é preconceituoso, alienador ou vaidoso. O 5S é, simplesmente, funcional. A Tabela 1 apresenta vários exemplos que demonstram as falhas mais freqüentes na interpretação dos conceitos do 5S:
A sugestão para este problema é o treinamento adequado dos conceitos de 5S através de profissionais devidamente experientes (interno ou externo). E posteriormente garantir que apenas os auditores capacitados farão as auditorias.
Diferenças na capacidade de observação
Uma boa capacidade de observação do auditor é fundamental para uma auditoria que reflita exatamente a situação da área auditada. Pode haver uma variação na capacidade de observação não só entre auditores, mas também do mesmo auditor. Esta variação decorre de acordo com o apresentado na Tabela 2.
Interpretação inadequada dos critérios de avaliação
A interpretação inadequada dos critérios de avaliação decorre de dois fatores:
a) Os critérios não favorecem uma boa interpretação. São os casos mais comuns:
- Notas que não estão associadas a nenhuma descrição, ou seja, o auditor dá uma nota com base apenas em conceitos subjetivos, como péssimo, ruim, regular, bom e ótimo;
- Notas radicais, ou seja, há duas ou três notas possíveis para cada item;
- Notas em excesso sem haver um limite bem definido entre elas, ou seja, não se define exatamente a diferença entre as notas vizinhas;
- Sistema de deméritos, ou seja, à medida que se encontram problemas, subtraem-se pontos. Neste caso, é criada uma imagem apenas negativa de um ambiente, não levando em consideração os pontos portes, nem fazendo uma ponderação do tamanho da área;
- Sistema que quantifica os problemas, sem qualificá-los. Neste caso a área é penalizada apenas pela quantidade dos problemas, sem levar em conta a sua criticidade;
- Itens de verificação que não são aplicáveis ao local auditado, porém que deixa margem para o auditado aplicá-lo ou não;
- Muitos itens de verificação que dificultam a performance do auditado na área, forçando-o a percorrer mais de uma vez os postos de trabalho a fim de cobrir todos os itens;
b) Os auditores não dominam os conceitos e se limitam a preencher listas de verificação.
A sugestão é a escolha de critérios de avaliação que consigam extrair a realidade de cada área, convertendo-a em notas, contando com o domínio dos conceitos de 5S e levando-se em consideração aspectos qualitativos de forma ponderada, ou seja, dimensionar o problema em relação a sua criticidade para as características e tamanho da área auditada.
Falta de bom senso do auditor
O bom senso do auditor é imprescindível para garantir a eficácia da auditoria. Os principais problemas em relação ao bom senso do auditor são:
• O auditor não conhece as características da área auditada nem reconhece as suas limitações, principalmente quando o próprio processo é dificultoso para manutenção da limpeza e da ordem;
• O auditor não leva em consideração os argumentos do auditado (por vezes, não chega sequer a consultá-lo sobre um suposto problema);
• Mais uma vez, falta ao auditor aplicar os conceitos do 5S e não ficar cobrando formatos.
A sugestão é a formação de duplas de auditores, fazendo-se o revezamento de um deles a cada ciclo de auditoria.
Falta de boa vontade do auditado
A postura defensiva ou desinteressada do auditado antes, durante e depois da auditoria, prejudica sobremaneira a auditoria, uma vez que é difícil para o auditor discutir com um representante da área auditada, sem que este esteja interessado na prática do 5S. A postura defensiva pode decorrer do auditado ter receio das conseqüências do resultado da auditoria. Por conta disto, além de tentar esconder os problemas, tende a não reconhecê-lo, mesmo com todos os argumentos do auditor. A postura desinteressada pode decorrer da falta de monitoramento do representante da organização.
A sugestão para isto é rever a forma como a organização está implantando o 5S. Se for realmente como um processo educacional, liderados pelos reais representantes da organização (neste caso deve ser feita uma reciclagem mostrando os objetivos da auditoria), ou é um programa de ordem e de limpeza, implantado nos níveis operacionais sem o devido monitoramento da média e da alta gerência (neste caso deve ser revista toda a estratégia de implantação)..
Falta de respeito mútuo
Dependendo da forma como o auditor desenvolve a auditoria, a sua relação com o auditado pode descambar para a falta de respeito mútuo. Isto porque o auditor pode se colocar numa posição de prepotência, impondo a sua percepção sob qualquer condição, inclusive insinuando que o auditado está mentindo quando desconfia de tudo o que o auditado argumenta. Por outro lado, o auditado pode enxergar o auditor como um “dedo-duro”, cujo objetivo da auditoria seria apontar erros e julgar a área.
A sugestão é reciclar os auditores e os auditados mostrando a ambos os objetivos reais de uma auditoria de 5S.