Como praticar o SEIRI?
Não confundir o SEIRI com o “Lançamento do 5S” ou com o Descarte.
O Lançamento do 5S é um pontapé para a implantação do 5S. Este evento não tem o mesmo grau de refinamento a que se propõe o SEIRI.
É normal, após o lançamento, ainda serem classificados e descartados diversos materiais. Isto acontece devido à três fatores:
a) As pessoas só iniciaram o descarte no dia do lançamento;
b) Não houve tempo e recursos de apoio suficiente para a seleção e/ou descarte;
c) O critério de seleção utilizado ainda não teve o rigor desejado (isto é normal).
Além de algum descarte feito após o Lançamento do 5S, o SEIRI contempla também as atividades de adequação dos recursos às necessidades da área (podendo resultar da aquisição de recursos faltantes); otimização de recursos e conservação de instalações e recursos utilizados no ambiente de trabalho. Portanto, o SEIRI deve ser visto como uma atividade de combate às perdas e aos desperdícios. A palavra japonesa mottainai exprime bem o conceito do SEIRI, pois prega que “todas as coisas boas do mundo são sagradas, são presentes dos deuses aos homens. Assim, desperdiçar, seja o que for, é uma ofensa grave ao Criador” 1.
Seleção adequada entre o necessário e o desnecessário
Quando é solicitado para as pessoas descartarem aquilo que não é necessário àquele ambiente, a eficácia do SEIRI não é a desejada. Isto porque há uma tendência natural das pessoas se apegarem aos objetos, achando que um dia terão necessidade deles. Quando se adota o método de retirar do ambiente todos os objetos (exceto instalações fixas), selecionando-os e posteriormente repondo o estritamente necessário, o procedimento tende a ser mais criterioso, resultando em um maior número de itens e quantidade de materiais descartados. A participação dos líderes imediatos, porém, continua sendo imprescindível para o sucesso do SEIRI.
O melhor princípio para definir o que deve ser mantido no ambiente de trabalho é imaginar que os recursos são escassos. Usar a filosofia do “um só dá”. Para tanto, são importantes alguns pré-requisitos:
- Não desconfiar que vai haver o “esperto”, aproveitando-se do que está sendo colocado em instalações de uso comum, apropriando-se dos recursos que estão em boas condições físicas, indisponibilizando-os para os outros;
- Entender que quanto mais recursos estejam sob a responsabilidade de alguém, maior é a dificuldade de administrá-los, principalmente porque a existência destes recursos pode atrapalhar o acesso ao que realmente tem mais importância ou utilização, além de ocupar espaços;
- Não acreditar que recursos de pequeno valor unitário podem ser mal utilizados;
- Não imaginar que um dia qualquer poderá precisar do recurso descartado e não tê-los mais. Em caso de dúvida, é interessante que o assunto seja discutido com outras pessoas para que a decisão seja compartilhada.
A ala dos "conservadores" e a ala dos "liberais".
Na fase de descarte de material é comum nos depararmos com a ala dos conservadores, ou seja, pessoas que resistem em manter guardadas as coisas que não têm utilização freqüente.
Por outro lado, devemos ter o cuidado com a ala dos liberais. Nesta ala estão as pessoas que, sem uma preparação adequada, descartam materiais úteis e necessários, sob a alegação que "foi a chefia quem mandou". Não se deve acreditar que as pessoas que mais descartam são as mais eficazes na prática do SEIRI. Muitas vezes, o descarte aleatório pode provocar sérios prejuízos à organização.
Para solucionar tais problemas, além da orientação e freqüente acompanhamento dos respectivos líderes, responsáveis por determinadas equipes podem, de vez em quando, fazer visitas à área de descarte e avaliar o que está sendo descartado, tomando as providências necessárias.
Nos casos de equipamentos, sobressalentes ou material de grande volume ou peso, que estão obsoletos ou sem perspectiva de utilização, mas que precisa de uma avaliação mais aprofundada, envolvendo áreas técnicas e/ou alto nível hierárquico, podem ser etiquetados sem necessitar transportá-los à área de descarte. Algumas organizações enviam fotografias destes materiais para a área de descarte com o objetivo de registrá-los e induzir os seus responsáveis em tratar definitivamente do assunto.
Há uma dificuldade de se monitorar o nível de descarte de arquivos armazenados em microcomputadores. Uma organização adotou um programa que apagava arquivos armazenados em sistema de rede que não eram manuseados dentro de um período de tempo, com o objetivo de reduzir a memória ocupada no gerenciador. Por mais precauções que foram tomadas ao longo do tempo, os usuários não aceitavam a intromissão. O responsável pelo sistema foi obrigado a desistir desta prática pelas brigas que comprou, inclusive com usuários da média gerência.
Uma outra organização adotou uma forma mais democrática para estimular o descarte de arquivos obsoletos armazenados nos terminais. Como todas as instalações tinham seus custos devidamente apropriados, a forma de ratear os custos fixos do órgão de informática passou a ser de acordo com a memória que cada instalação ocupava no gerenciador da rede. Quem usava mais memória pagava mais, de maneira proporcional. Desta forma, cada centro de custo procurava “deletar” os arquivos obsoletos, reduzindo a memória ocupada na rede e pagando menos no rateio dos custos da informática.
O responsável pela Contabilidade da organização deve reforçar o procedimento com relação ao descarte de materiais que fazem parte do imobilizado, com o objetivo de evitar o descontrole.