Como auditar o SEITON? 

O que auditar

2.1. Identificações e Sinalizações

 

Padrão exigido

Em todos os locais há identificações e sinalizações que facilitam a localização e evitam perda de tempo e riscos.

 

Check-list

Há identificação de ambientes e postos de trabalho (equipe)?

Há identificação de mesas/bancadas (pessoais)?

Há identificação de gavetas de mesas?

Há identificação de gavetas de gavetas de arquivos?

Há identificação de armários, estantes e prateleiras?

Há identificação de suportes e outros locais de guarda?

Há identificação de pastas/caixas de documentos?

Há identificação de tomadas elétricas?

Há sinalização de acesso aos ambientes?

Há sinalização de segurança?

Há sinalização de piso?

Há identificação de equipamentos?

Os tipos de identificações e sinalizações facilitam a interpretação por potenciais usuários?

A localização das identificações facilita a interpretação por potenciais usuários?

O estado de conservação das identificações e sinalizações não prejudica a interpretação por potenciais usuários?

 

Como auditar

Este item verifica se as pessoas têm a preocupação em evitar desperdício de tempo e riscos, não só para elas como para outras pessoas que freqüentam o ambiente. Quem deve definir a necessidade ou não de identificação é o usuário. Lembrando que a identificação deve ser feita para facilitar o acesso e interpretação por qualquer pessoa que precise utilizar o recurso. A identificação também deve ser feita para que substitutos eventuais ou efetivos tenham a mesma facilidade de acesso que o responsável atual pelos recursos. Deve ser avaliada neste item a facilidade de rastreamento de documentos físicos. Podem ser verificadas a sinalização de níveis máximos e mínimo de itens estocados, sinalizações de segurança e sinalização de acesso aos locais e postos de trabalho.

 

O que auditar

2.2. Definição e adequação de locais para a guarda de recursos

 

Padrão exigido

Todos os recursos utilizados são mantidos em locais definidos e adequados (formato, dimensões, tipo de material, etc.).

 

Check-list

Os locais de guarda de todos recursos utilizados pelo processo estão definidos (são do conhecimento de potenciais usuários)?

O tipo de material e o formato dos locais de guarda dos recursos utilizados pelo processo são adequados?

Os locais de guarda de todos os recursos estão de acordo com a freqüência de utilização?

Há locais de guarda adequados e definidos para todos os recursos pessoais (EPIs, Bolsa, Calçados, Roupa, Guarda-chuva, Apostilas, Livros, etc.)?

 

Como auditar

 

Pelo conceito do Seiton, “um lugar para cada coisa, cada coisa no seu lugar”. Este item verifica se há uma preocupação em definir o local de guarda de cada recurso móvel, visando a facilidade de acesso, a reposição, a segurança, o conforto e a preservação. Isto inclui objetos pessoais como bolsa, pasta, casaco, paletó, sobretudo, guarda-chuva, sapatos, etc. Objetos que a guarda é fortuita e não repetitiva como presentes, ornamentos, compras para pequenas reformas não precisam ter um local permanente para a sua guarda, porém devem ser colocados em locais que não dificultem o acesso e a circulação e/ou gerem riscos. De maneira geral, deve ser evitada a colocação de recursos úteis ao ambiente diretamente no piso ou sobre armários. Recursos que podem ser usados em vários pontos, onde seja inviável definir um local único, devem ter vários locais de guarda disponíveis. Exemplo: luvas, ferramentas, dispositivos, etc.

 

O que auditar

2.3. Ordem dos recursos

 

Padrão exigido

Todos os recursos estão classificados e organizados (não há mistura, dificuldade de localização visual e física, empilhamento, volume incompatível com o espaço ou risco).

 

Check-list

Há facilidade para a localização visual de todos os recursos?

O acesso aos recursos é facilitado de acordo com a freqüência de uso?

O acesso aos recursos não desordena os demais?

Há facilidade para a reposição dos recursos nos respectivos locais de guarda?

O volume dos recursos está de acordo com o espaço disponível?

Não há mistura de recursos incompatíveis?

Não há recursos provisórios prejudicando a funcionalidade, segurança e bem-estar do ambiente?

Não há recursos fora do local de guarda?

 

Como auditar

Mistura – Materiais de características muito diferentes.

Dificuldade de localização visual – Recursos colocados por trás, muito acima ou muito abaixo da linha de visão do usuário na posição de pé, obrigando-o a inclinar-se ou subir em um suporte (banco ou escada), para localizar visualmente o recurso.

Dificuldade de localização física - Evidentemente deve ser levada em consideração a freqüência de uso do recurso. Os recursos de uso esporádico podem ser guardados de forma mais compacta e em locais mais altos, mais baixos ou por trás, desde que o acesso não cause maiores transtornos. Lembre-se que o parâmetro é de 8 segundos para se acessar os recursos de uso freqüente e de 30 segundos os de uso esporádico.

Empilhamento – São pilhas de recursos diferentes, um sobre o outro, dificultando o acesso e a reposição, facilitando a desordem. Mais uma vez, deve ser levada em consideração a freqüência de uso.

Volume incompatível com o espaço – Isto gera uma dificuldade de acesso visual e físico. A solução seria a redução do volume, o aumento do espaço ou a melhor utilização do espaço vertical.

Risco – Quando o acesso gerar risco de acidentes pessoais, das instalações e/ou dos recursos.

 

Neste item se avalia a preocupação das pessoas no dia-a-dia em manter os recursos ordenados. Portanto, é um item que pode ter um padrão variando ao longo das auditorias. Observar que materiais espalhados sobre mesas e bancadas não obrigatoriamente estão em desacordo com este item, desde que estejam sendo analisados e utilizados no momento. Empilhamento de materiais e documentos dificulta o acesso físico e visual, além de promover a desordem na reposição. Por isto deve ser criticado neste item. O mesmo ocorre com armazenamento de materiais diferentes em prateleiras, dificultando o acesso.

 

O que auditar

2.4. Layout

 

Padrão exigido

A disposição de todos os recursos produtivos e de apoio está adequada, facilita a circulação e o acesso, evitando riscos, desgaste e desperdício de tempo.

 

Check-list

A distribuição dos recursos permanentes não gera perda de tempo ou risco?

A distribuição dos recursos permanentes promove o bem-estar?

Os possíveis problemas de layout não dependem da própria equipe?

 

Como auditar

Neste item se avalia a capacidade de planejamento para manter o ambiente funcional, ou seja, a distribuição dos recursos permanentes deve facilitar o acesso, circulação, limpeza, etc. Não devem ser avaliadas neste item as deficiências de seqüência de produção ou localização de prédios e ambientes. Também não devem ser confundidas as deficiências de layout (planejamento inadequado) com a desordem (relaxamento). Problemas de layout que não dependem da equipe e/ou que estejam prestes a serem resolvidos também devem ser apontados neste item, até que sejam definitivamente solucionados.