5S em Escritórios

Haroldo Ribeiro


Em função da origem do 5S ter sido em instalações industriais, atualmente a sua aplicação é universal. Nos ambientes administrativos, como escritórios, ainda há uma resistência das pessoas em praticar o 5S por desconhecimento da metodologia e dos ganhos promovidos. A postura para o 5S tem sido inadequadamente de que o 5S tem um benefício apenas estético cujo esforço para praticá-lo não compensaria os resultados obtidos. As dicas abaixo apresentam ganhos para empresa e para as pessoas com a prática do 5S em seus escritórios. A prática do 5S nos computadores será abordada em outro momento.

No SEIRI, Senso de Utilização, as pessoas fazem uma análise de todos os recursos e documentos mantidos nas mesas, gavetas e armários, descartando tudo que estiver em excesso, sem uso ou que sejam obsoletos. Para a empresa, esta prática gera uma redução do consumo de itens de escritório (caneta, papel, tinta de impressora, toner de copiadora, energia para iluminação e ar condicionado, copos descartáveis, etc.). Para as pessoas esta atitude individual e coletiva libera espaços para uma melhor organização, gerando uma garantia de que os documentos que ficam estão atualizados e são acessados com mais facilidade. 

No SEITON, Senso de Ordenação, as pessoas definem o local de guarda de cada recurso, inclusive os compartilhados e os pessoais como blusas, bolsas, guarda-chuva, etc. Para facilitar o acesso e a reposição são identificados os recursos e os locais de guarda como prateleiras, armários, gavetas e arquivos. Esta identificação facilita o acesso e a utilização durante a ausência do responsável pelos recursos por outros eventuais usuários como o líder da área, colegas que necessitam acessa-los em um ou outro momento, em períodos de férias ou até mesmo em possíveis substituições.

No SEISO, Senso de Limpeza, as pessoas que trabalham em escritórios acreditam que nada têm a fazer neste “S”, já que normalmente nestes ambientes não há fontes de sujeira e a limpeza normalmente é feita por uma empresa terceirizada. Apesar desta justificativa sem em parte verdadeira, nada impede que alguns problemas sejam atacados, tais como: resíduos provocados pelas pessoas no uso dos espaços coletivos (banheiro, copa, copiadora e impressora compartilhada); falta de um tapete na entrada das salas; poeira que se acumula nos interiores de gavetas, armários e em locais de difícil acesso (atrás de armários e de equipamentos de escritórios). 

No SEIKETSU, Senso de Higiene e Saúde, alguns problemas podem ser atacados pelo pessoal de escritório. Guarda inadequada de alimentos, problemas ergonômicos (atividade, equipamento e postura), não participação em ginástica laborar (quando a empresa disponibiliza); falta de higiene pessoal no banheiro e copa. Estes problemas são reduzidos e eliminados a partir da discussão, sugestão, plano de melhorias e até definição de regras de convivência para os problemas comportamentais.

No SHITSUKE, Senso de Autodisciplina, várias atitudes são trabalhadas, tais como: pontualidade em reuniões e treinamentos. cumprimento de prazo, uso adequado dos meios de comunicação (corpo-a-corpo, telefone e correio eletrônico), postura respeitosa com relação aos outros colegas (cumprimento, espírito de equipe, respeito às individualidades, temperatura do ar-condicionado, tom de voz, etc.).

O grande ganho para as pessoas dos escritórios com a prática do 5S é a racionalização de tempo e o bem-estar em um ambiente que normalmente é compartilhado por várias pessoas em um pequeno espaço. Ou seja, o 5S no escritório contribui para uma melhor qualidade de vida no trabalho.

Haroldo Ribeiro é consultor especializado no Japão e autor de vários livros, inclusive "A Bíblia do 5S”
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