5S ADMINISTRATIVO

Um basta para o que parece impossível (resolver os problemas dos escritórios)!

Haroldo Ribeiro*                                                                   

A prática do 5S em ambientes administrativos sempre foi um tema polêmico. Ora se questionava sobre o potencial real de ganho nestes ambientes. Ora, se isto não sería uma agressão a criatividade e até a liberdade dos profissionais com funções puramente administrativas. A verdade é que fora dos ambientes industriais o 5S tem pouca aceitação e longevidade, até mesmo no Japão onde teve origem este processo educacional.

Por que “5S Administrativo”?

É normal se enfatizar a aplicação dos 5S nas chamadas “Instalações Produtivas”, nas oficinas de manutenção e nos almoxarifados. Isso ocorre por conta dos efeitos radicais promovidos pelo 5S nesses ambientes. Porém, os escritórios das organizações geralmente têm um bom potencial de ganho com a prática do 5S, pois na maioria das vezes o tratamento das informações escritas é deficiente, gerando o acúmulo de documentos e o estrangulamento do fluxo de informações. 

A aplicação do 5S em ambientes administrativos provoca ganhos significativos, como por exemplo:

• Melhor disposição dos espaços, provocada por mudanças de layout e descarte do desnecessário

• Redução do desperdício

• Facilidade de identificação e busca de informações

• Redução e até eliminação de gavetas

• Atualização e fácil consulta dos arquivos

• Redução de arquivos armazenados no computador

• Maior conforto

• Motivação Visual, com instalação de quadros decorativos, plantas ornamentais, aquários, etc.

Essas melhorias nas instalações administrativas, não são benéficas somente para as pessoas que nela trabalham, mas também resultam em um melhor serviço aos clientes internos da organização, transformando cada escritório em uma “Fábrica de Informações”.


O que é 5S Administrativo? 

5S é um conjunto de cinco atividades que visam aperfeiçoar o comportamento das pessoas, refletindo numa mudança de hábitos e atitudes e melhorando os valores éticos e morais. No ambiente administrativo, o 5S tem uma abordagem específica em relação ao das áreas operacionais.

É saber utilizar sem desperdiçar. Uma maneira prática de desenvolver este Senso é separar as coisas necessárias das desnecessárias, dando um destino adequado àquilo que não necessitam serem guardadas em um determinado local ou em uma determinada quantidade.

As principais atividades desenvolvidas neste “S” são: descarte de recursos e documentos obsoletos; redução de papéis sobre mesas e armários; redução do consumo de itens de escritório (caneta, papel, tinta de impressora, toner de copiadora, energia para iluminação e ar condicionado, copos descartáveis, etc.). 

Os principais benefícios deste Senso são a redução, e até eliminação, do desperdício e a melhor utilização dos espaços.

É saber arrumar para facilitar o acesso e a reposição das coisas. Uma maneira de se praticar este Senso é definir um lugar para cada coisa necessária, como também manter cada coisa no seu lugar. Isto pode ser feito observando-se a freqüência de utilização e o tipo de material que se deseja arrumar.

As principais atividades desenvolvidas neste “S” são: revisão do layout; identificação e sinalização de compartimentos e ambientes; definição de locais de guarda, ordenação dos recursos e dos documentos nas mesas, armários e locais fechados.

Os principais benefícios deste Senso são a redução do tempo e dos desgastes físicos e mentais para acessar àquilo que se deseja, gerando maior produtividade.

 

É saber usar sem sujar. Este Senso é desenvolvido quando o usuário de um local passa a ser responsável em mantê-lo limpo, inspecionando o que provoca a sujeira, buscando uma solução para eliminá-la, atenuá-la ou bloqueá-la, tornando o ambiente cada vez mais limpo.
As principais atividades desenvolvidas neste “S” são: reciclagem de papéis; coleta seletiva; manutenção da limpeza em espaços de uso coletivo como sala do café, copiadoras, reunião e banheiros.  
Os principais benefícios do Senso de Limpeza são a melhoria da saúde e aumento da vida útil das instalações físicas, contribuindo para uma maior disponibilidade operacional das máquinas e equipamentos.

É procurar fazer o asseio permanente do ambiente, do corpo e da mente. As melhorias promovidas pelos três Sensos anteriores devem ser mantidas e aperfeiçoadas. 

As principais atividades desenvolvidas neste “S” são: Padronização de identificações e sinalizações; avaliação da ergonomia; organização dos arquivos virtuais; definição de regras de convivência; campanhas voltadas para a saúde não relacionada ao trabalho (obesidade, dependência química, sedentarismo, stress, integração do grupo, etc.).

Os principais benefícios deste Senso são a preocupação constante com todas as dimensões que contribuem para a felicidade do ser humano.

É cumprir rigorosamente o que for estabelecido. É respeitar ao próximo. A autodisciplina é o estágio mais elevado do ser humano, pois representa a educação comportamental e é constituída por grandes valores, como: Amor, cooperação, honestidade, humildade, liberdade, respeito, responsabilidade, simplicidade, tolerância, unidade.

As principais atividades desenvolvidas neste “S” são: levantamento de satisfação dos clientes internos e externos; cumprimentos de regras de convivência; manutenção da ordem e da limpeza e o tratamento adequado para os arquivos virtuais

Os principais benefícios da Autodisciplina, além dos valores apresentados acima, são o desenvolvimento de espírito de equipe, aumento da satisfação dos clientes internos e externos e maior sinergia entre as pessoas.

As principais diferenças entre o 5S administrativo e o operacional são as seguintes:

A implantação do 5S em escritórios não deve ser uma ação isolada de algumas pessoas, nem se limitar a um dia para se descartar materiais desnecessários, como ocorre em algumas empresas. As etapas de implantação normalmente são:

1.    Escolha de um Coordenador do Projeto de implantação;
2.    Formação de uma equipe de apoio do Projeto (Facilitadores), composta por profissionais das diversas áreas administrativas;
3.    Registro com fotografias e filmagem da situação atual. Estes registros poderão ser utilizados na fase de divulgação e posteriormente para comparar os avanços;
4.    Capacitação dos Facilitadores nos fundamentos e na prática do 5S. Os fundamentos poderão ser adquiridos em cursos e literaturas específicas. A prática poderá ser adquirida através de visitas às outras áreas ou empresas que já implantaram o 5S;
5.    Elaboração do Projeto de implantação e busca da validação com as pessoas estratégicas da organização;
6.    Capacitação de todos os funcionários, dando ênfase aos 3 primeiros S (SEIRI, SEITON e SEISO);
7.    Preparação do “Dia D”, programando as atividades (infra-estrutura e eventos) e fazendo a divulgação, principalmente criando a expectativa para o Dia. Toma-se cuidado para garantir a eficácia deste dia:
•    Reserva do dia com a Direção da Organização, uma vez que neste dia as atividades de rotina serão suspensas.
•    Elaboração e divulgação dos procedimentos para o descarte. É aconselhável que se crie uma ou mais áreas de descarte.
•    Providencias para os materiais de limpeza necessários para que as pessoas possam limpar o ambiente de trabalho, após o descarte.
8.    Realização do Dia D, principalmente com atividades de descarte do desnecessário. Conclusão do Dia com um evento de integração e fazendo um “balanço” do Dia;
9.    Definição de um prazo para o aproveitamento interno dos materiais descartados. Após este prazo é definido o destino de cada material;
10.    Criação da sistemática para avaliações internas dos 3 primeiros S, incluindo os critérios de avaliação, a formação dos auditores internos (que poderão ser os próprios facilitadores) e o sistema de compilação dos resultados;
11.    Auditorias cruzadas mensais até que o nível de todos os ambientes seja superior à 90%;
12.    Após o atingimento deste padrão (superior à 90%), as pessoas são treinadas para a prática do SEIKETSU e SHITSUKE,incluindo os arquivos virtuais.
13.    Auditorias mensais do 5S.
O Processo de implantação poderá ser dado como concluído quando o padrão de avaliação for superior a 90%, por 3 meses consecutivos.

Haroldo Ribeiro é consultor especializado no Japão e autor de vários livros publicados
Telefone: (0xx11) 4227-1761 - www.pdca.com.br - E-mail: Este endereço de email está sendo protegido de spambots. Você precisa do JavaScript ativado para vê-lo.