Como proceder no fechamento da auditoria?

Dicas para o consenso das notas entre os auditores

• Após a discussão de todos os registros com o auditado, consense as notas ou conceitos com o(s) outro(s) auditor(es), na ausência do auditado. Isto pode ser feito no próprio local auditado ou em um outro local. Pode ser feito no mesmo dia ou em um outro.

• Agrupe os registros de acordo com os itens de avaliação, quando o formulário de avaliação possibilita o registro aleatório, independente do item. Este procedimento facilita a definição das notas ou conceitos, a discussão com o auditado numa possível discordância e a posterior definição de metas e elaboração do plano de ação pelo auditado.

• Verifique em qual descrição das notas ou conceitos o conjunto de registros de um item se encaixa (quando houver descrição para cada nota ou conceito)

• Seja cuidadoso para as notas ou conceitos extremos, mas não tenha medo. Para dar um conceito ou nota, máximo ou mínimo, esteja coberto de argumentos.

• Não atribua notas para os itens não aplicáveis. Caso você não tenha observado algum item de avaliação evite atribuir notas ou conceitos. Caso o auditor insista, marque outro momento ou retorne ao local para auditar apenas o item não observado.

• Caso não haja um consenso entre auditores, estabeleça a nota ou conceito maior, pois o auditado não tem culpa pelo impasse. O bom senso manda que o auditor que tem mais familiaridade com a área deve ter a sua posição respeitada por outro que não se sente a vontade para definir uma nota. Em caso de grandes divergências é recomendável que o item não seja pontuado, embora as observações sejam mantidas.

• Não se baseie na nota anterior. Concentre-se na auditoria atual. Caso a nota ou conceito atual seja inferior à anterior, mesmo com várias melhorias feitas, leve a discussão com o auditado para a coerência entre os registros atuais e as notas ou conceitos atribuídos. Caso tenha havido distorções entre as notas e os conceitos anteriores e os atuais, reconheça a falta de rigor da auditoria anterior e convença ao auditado se concentrar no que ele pode tirar de proveito dos registros atuais, como oportunidade de melhorias.

• Evite citar nomes, exceto quando for a única alternativa de se referenciar ao local

Dicas para o auditor no fechamento das notas ou conceitos com o auditado

• Apresente a nota ou conceito para cada item avaliado e leia o que está escrito nos critérios, dando um tempo para o auditado refletir (3 segundos).

• Caso o auditado discorde da nota ou conceito, leia todos os registros pertinentes ao item em questão. No final da discussão defina a nota ou conceito.

• Faça uma revisão das notas caso alguns problemas não tenham sido classificados corretamente. Quando concluído que um ou mais problemas pertençam a outro item ou “S”, poderá ser feita uma revisão na nota ou conceito, não só para o item em questão, como também para outros itens onde o problema se encaixar, mesmo que  nota para estes itens já tiverem sido atribuídas.

• Após atribuir uma nota, evite acrescentar outros itens que não foram registrados. Isto transmite a sensação de auditor “mal intencionado”. Lembre-se que após a discussão dos registros, nada mais poderá ser acrescentado, exceto o que ficou para ser confirmado. Da mesma forma, evite eliminar do relatório os registros solucionados pelo auditado entre a conclusão da discussão e o consenso das notas.

• Não se deixe envolver emocionalmente pelos argumentos, mesmo que argumente os prejuízos causados pela obtenção de uma nota ou conceito abaixo de metas estabelecidas com a liderança ou com a organização.

• Sempre que houver polêmica, pule para outro item. Considera-se como discussão polêmica aquela em que auditores e auditados já não apresentam novos argumentos que enriqueçam o debate.No final, o item polêmico será rediscutido. Este procedimento pode ser facilitado se, previamente, os auditores acordarem para um “apartar a briga” quando o outro se envolver em algo polêmico.

• Conclua a auditoria agradecendo a atenção. Evite palavras de conforto, de críticas ou de reconhecimento. Este é um papel das lideranças. Se necessário, faça apenas um resumo do que foi observado, principalmente comparando com a auditoria anterior. Informe que o relatório será enviado posteriormente pela coordenação das auditorias. Caso o auditado solicite cópia dos registros no momento da conclusão, evite fornecê-lo se não estiver devidamente organizado e legível, pois do contrário poderá causar uma imagem negativa sobre o auditor, sobre a auditoria e sobre o próprio 5S.

• Registre o horário de término. Separe o tempo que foi gasto para a visita e o consenso, daquele gasto para o fechamento das notas com o auditado. Isto facilitará o planejamento das próximas auditorias.

Dicas para o auditado no fechamento das notas ou conceitos com o auditor

• Esteja com os critérios de avaliação em mãos para discutir com o auditor na mesma linguagem. Verifique se a nota ou conceito atribuído está de acordo com os critérios de avaliação e os registros discutidos anteriormente.

• Evite usar de argumentos emocionais para induzir ao auditor rever a nota ou conceito que está coerente. O auditor está habilitado para não aceitar promessa de correção futuras.

• Evite tratar o auditor como um vendedor, tentando fechar uma nota média entre a sua expectativa e a percepção do auditor, quando os registros e os critérios de avaliação levam ao conceito e à nota atribuída pelo auditor.