Como fazer uma análise dos resultados

Análise Qualitativa

Concluído o ciclo da auditoria, o responsável pela sua coordenação (gestor, comitê, pessoa-chave ou consultor) deve fazer uma avaliação de sua qualidade através dos relatórios, entrevistando alguns auditados e posteriormente se reunindo com os auditores, observando os pontos apresentados na Tabela 1.

O responsável por esta avaliação deve também encontrar problemas gerais da organização que foram apontados nos relatórios individuais, para discutir com o Comitê de Implantação uma forma de encontrar uma solução corporativa.

Análise quantitativa dos resultados

Antes de emitir os relatórios e divulgar as notas, o responsável pelas auditorias (gestor, comitê, pessoa-chave ou consultor) deve fazer uma análise quantitativa dos resultados, observando os seguintes pontos:

Comparação entre a nota anterior e a atual 

Verificar se há coerência levando em consideração os registros feitos. Mesmo que tenha havido uma queda na pontuação, apesar da área auditada ter melhorado de fato, a nota atual deve ser mantida se houver esta coerência.

Comparação entre as áreas

Verificar se há discrepância entre as notas das áreas, levando-se em consideração o padrão de 5S de cada área percebido no dia-a-dia. Caso haja uma discrepância superior a 10 pontos percentuais, ou seja, uma área apresentou uma nota 10 pontos percentuais superiora outra que, aparentemente, está melhor, a recomendação é discutir com os auditores que auditaram as áreas em questão. Se necessários, poderão ser feitos ajustes e posteriormente explicados ao auditado, justificando-se a alteração para mais ou para menos em função de uma melhor análise dos critérios de avaliação e dos registros feitos (evitar citar a pontuação da outra área como referência para a alteração).

Comparação entre as notas e as metas

Para o caso de ciclos de auditorias que envolvam metas, deve ser feita uma comparação com o objetivo de verificar o nível de atingimento da meta. Caso tenha havido uma discrepância superior a 10%, deve se analisar se a meta estava conservadora (nota maior que a meta); se a meta estava muito rigorosa (nota menor que a meta); se as áreas melhoraram surpreendentemente ou não estão fazendo as melhorias.

Validação das áreas que serão reconhecidas

Em ciclos de auditorias que envolvam algum tipo de reconhecimento formal, as áreas cuja pontuação torne-as vencedoras, poderão ser mais bem avaliadas, tanto pelo relatório da auditoria como através de uma visita para atestar se realmente o reconhecimento será justo.

Emissão dos relatórios

Após as avaliações qualitativa e quantitativa os relatórios são enviados para os auditados, por meio eletrônico ou impressos. A maioria das organizações não exige que ao auditados prestem contas a coordenação do 5S sobre o encaminhamento dos registros constantes no relatório. Poucas utilizam o mesmo modelo das Normas ISO, onde para cada Não Conformidade, há um tratamento formal definindo prazos, responsáveis, ações corretivas e preventivas. Como boa parte dos problemas de 5S são simples e de ordem comportamental, não há necessidade deste processo mais formal.