Como proceder antes da auditoria?

Dicas para os auditores

• Tenha familiaridade com a área a ser auditada. Se necessário faça uma visita prévia e/ou certifique-se que o outro auditor já tem a familiaridade. Caso o auditor não conheça as dimensões da área, é importante fazer uma visita prévia para saber que cadencia dará durante a auditoria;

• Confirme antecipadamente com o auditado o dia, horário e o acompanhante;

• Reanalise os critérios de avaliação antes da auditoria. Se achar mais prático, anote alguns em um papel à parte para garantir que não será esquecido;

• Leia os registros da auditoria anterior, isto permite que você tenha uma visão prévia de como estava a área na auditoria anterior. Não se preocupe com a nota que foi dada, pois ela poderá lhe induzir a cometer erros quando da sua pontuação;

• Providencie os recursos para a auditoria, tais como: critérios de avaliação, prancheta, lápis ou caneta, Equipamentos de Proteção Individual, relatório anterior, relógio;

• Procure chegar junto com o outro auditor no local a ser auditado, isto demonstra uma boa imagem da auditoria para o auditado;

• Combine com o outro auditor o procedimento da auditoria, isto evita redundância de ações e demonstra para o auditado uma harmonia entre os auditores;

• Evite chegar atrasado, caso isto venha a ocorrer, faça contato o mais previamente possível com o auditado e o parceiro de auditoria. Ao chegar, peça desculpas. Não sacrifique a qualidade da auditoria, reduzindo o tempo de visitação para compensar o atraso. Se necessário, acorde um novo dia e horário para concluir a visita de auditoria.

• Registre o horário de início da auditoria (no final registre o horário de término). Isto é importante para melhorar o planejamento das próximas auditorias.

Dicas para o auditado

• Faça uma reunião prévia com a equipe discutindo os pontos básicos que serão auditados, podendo utilizar as observações da última auditoria ou das auto-avaliações. Lembre a equipe que os locais fechados serão avaliados. Portanto, caso as pessoas venham a se ausentar no momento da auditoria, viabilizar a abertura de armários, depósitos, quartos, bancadas, arquivos, gavetas, caixa de ferramentas, etc.

• Reserve o seu tempo para acompanhar a auditoria. Evite delegar esta responsabilidade para pessoas que não têm pleno conhecimento dos problemas e ações tomadas em todas as áreas. Se necessário, forme um grupo para lhe acompanhar como forma de comprometê-las;

• Evite fazer melhorias significativas em vésperas de auditorias. Isto causa uma imagem negativa junto à própria equipe, aos demais colegas e líderes e ao próprio auditor;

• Caso julgue necessário, prepare alguma documentação ou registros relativos aos problemas, estudos e/ou melhorias para apresentá-la ao auditor. Para facilitar, analise os critérios de avaliação para tomar conhecimento do que o auditor poderá requisitar de informações.