Como praticar o SEISO?

Diferença entre SEISO e “faxina”

A tradução do SEISO como “limpeza” induz as pessoas à associarem como uma atividade de remoção de sujeira (faxina) e de pouco valor agregado. O termo "inspeção" traduziria melhor o conceito do SEISO, pois “inspeção” transmite uma postura mais crítica no ato da limpeza, passando a ser encarada como uma oportunidade para detecção de anormalidades e suas respectivas causas, promovendo posteriormente a sua eliminação ou bloqueio. Daí porque é importante que a limpeza seja feita pelo próprio usuário ou operador do equipamento. Desta forma passa a ser uma atividade de alto valor agregado. A limpeza feita sem a postura de inspeção33,34 é incapaz de gerar melhorias no ambiente, limitando-se apenas à remoção da sujeira. 

Em uma fase inicial de implantação do 5S deve-se discutir qual a limpeza que será feita pelo usuário e qual será feita pelo pessoal da limpeza. Normalmente estes são os exemplos de quem deve limpar tais sujeiras:

Pessoal que trabalha no ambiente

a)    Sujeira provocada por um comportamento inadequado das pessoas que trabalham no ambiente;
b)    Sujeira provocada por uma deficiência dos equipamentos;
c)    Sujeira provocada por deficiências no processo de produção;
d)    Sujeira provocada por manuseio irregular de materiais.

Pessoal da limpeza 

a)    Recolhimento de sacos de lixo nas salas, oficinas, banheiros e áreas coletivas;
b)    Sujeira provocada por deficiências infra-estruturais da organização;
c)    Asseio de ambientes coletivos;
d)    Encerar pisos e limpar superfícies de vidro (janelas, divisórias, portas, etc.).

A remoção de sujeira de ambientes coletivos (área de circulação, refeitório, jardins, pavimentos, etc.), deve ser feita pelo pessoal da limpeza, porém a organização deve ser bastante crítica em relação às anomalias de ordem comportamental que por acaso ocorram nestes ambientes. As pessoas que são afetadas por estas irregularidades devem analisar formas de induzir os freqüentadores destes ambientes a terem um bom comportamento. Isto pode ser feito através de campanhas, cartazes e colocação de depósitos de lixos e cinzeiros. O papel do número 1 da organização é de liderar o processo de inquietação com estas anomalias.

As áreas onde existem turnos de trabalho podem ser divididas em várias partes, elegendo-se um turno para cada área. Periodicamente pode ser feito um rodízio.

O conceito de “sujeira”

Geralmente quando uma organização desenvolve o SEISO no ambiente de trabalho, preocupa-se apenas com a sujeira material, tais como: poeira, óleo, graxa, restos de materiais, pedaços de papel, materiais descartáveis, etc. Este é um entendimento limitado do SEISO. A organização deve tratar a sujeira como todos os agentes que agridem ao meio ambiente ou tudo que reduz gradativamente a capacidade e possibilidade de ação dos cinco sentidos, trazendo como conseqüência uma degradação do homem e das coisas que o cerca. A sujeira tem a característica de esconder o real.

Estes são os exemplos de sujeiras e algumas conseqüências:

• Pouca iluminação: dificuldade de distinção de formas, cores, velocidade e falhas; perda da capacidade visual ao longo do tempo.

• Odor desagradável: dificuldade de distinção de grau de deterioração e identificação de agentes agressivos à saúde; doenças ocupacionais.

• Ruído: dificuldade de distinção de sons, prejudicando a comunicação; perda da audição.

• Vibração: desgaste prematuro das instalações e fonte de geração de ruído; vida útil reduzida.

• Pó e poeira: enclausuramento das coisas, evitando percepção de anormalidades e aumentando o nível de desgaste das instalações (com a poeira o tato passa a perceber o irreal); doenças crônicas e respiratórias.

Portanto a eliminação da fonte de sujeira é, sobretudo, uma atividade de agregação de valor para o próprio homem. Por uma questão de prioridade, os tipos de sujeira não físicos são atacados somente no SEIKETSU.

A limpeza deve ser feita com eficiência e chegar à superfície original. Para tanto, devem ser definidos o tipo de limpeza, o tempo estimado, o cronograma e os responsáveis. Deve ser criada um rotina diária para os 5 minutos de limpeza, evitando-se acúmulo de sujeira e garantindo a remoção de sujeira em locais de difícil acesso físico e/ou visual.

Combate aos locais de difícil acesso

Com o decorrer do tempo o ato da limpeza vai se incorporando às próprias atividades do profissional. A forma como uma tarefa é executada vai sendo modificada para gerar menos ou nenhuma sujeira.

Porém, caso não seja estabelecida uma rotina e uma lista para limpeza dos locais de difícil acesso, definindo-se sua freqüência e duração, a sujeira vai se acumulando nestes pontos, provocando condições irregulares (e às vezes inseguras).

Uma postura mais ativa com relação à estes locais é eliminá-los, ou seja, tudo o que for de difícil acesso para visualização e/ou limpeza, deve ser questionado, para uma possível modificação do sistema, tornando-o mais facilmente acessível.

A limpeza deve fazer parte da atividade

No início de prática do SEISO é comum as pessoas apontarem que a limpeza do ambiente, sendo feita pelo próprio usuário ou operador da máquina/equipamento, provocará uma perda de produtividade. O próprio líder geralmente pensa desta forma. Além disso, as pessoas acham que as atividades de varrer e limpar são uma humilhação. Para vencer estas resistências, podem ser usados os seguintes argumentos:

a)    Citar que a tarefa só estará concluída quando a sujeira gerada for removida do local de trabalho (a equipe deve entender que a limpeza faz parte da tarefa);
b)    Mostrar que a limpeza feita com a postura de inspeção é uma oportunidade para melhorar o processo;
c)    Lembrar que, com o tempo, as tarefas vão sendo executadas gerando pouca ou nenhuma sujeira.

Equipes e pessoas devem ser bastante críticas ao receber uma máquina ou ambiente de outra pessoa ou equipe. Imediatamente deve ser avaliado o padrão de limpeza encontrado, discutindo-se as irregularidades detectadas. Os líderes destas equipes devem se sentir responsáveis em solucionar os problemas que não foram resolvidos pela sua equipe. A justificativa que o volume de trabalho não permitiu a limpeza adequada não deve ser aceita com facilidade, pois normalmente as equipes encontram-se nesta situação. Quando ocorrer algum acidente que provoque uma sujeira incomum, o fato deve ser tratado à parte, pois poderá haver necessidade de um apoio extra para remoção desta sujeira.  

Assim como foi sugerida para o SEITON, a limpeza deve ser executada em três etapas:

a)    Limpeza dos ambientes - Realizada em todos os ambientes. Normalmente é feita no “dia de lançamento do 5S” ou periodicamente em instalações que acumulam sujeira com o tempo (independente da conduta das pessoas).
b)    Limpeza do ambiente - Realizada em cada compartimento. Pode ser feita pelo responsável ou pela equipe. Para tanto, é necessária a disponibilização de recursos para a limpeza (vassoura, rodo, pano, detergente, dispositivos especiais, máquinas apropriadas, etc.). 
c) Limpeza micro - Realizada em cada item pelo seu usuário.

Pintura dos ambientes

É comum as pessoas desejarem pintar o ambiente de trabalho no início de implantação do 5S, principalmente atividades industriais, de manutenção e de armazenamento. Isto ocorre porque, sem dúvida, o ambiente pintado gera uma maior satisfação para o usuário; impressiona outras pessoas; demonstra uma transformação visual entre o antes e o depois do 5S, além de estimular a prática do asseio. Porém, a escolha do momento e amplitude correta para a realização da pintura não é tão fácil, uma vez que há um desembolso de recursos com material de pintura e, caso não sejam tomadas algumas precauções, dentro de pouco tempo após a pintura, o ambiente retornará ao antigo padrão.

A melhor estratégia para a pintura é fazê-la após o lançamento do 5S, pois neste momento as atividades de descarte, arrumação e limpeza estariam em uma fase mais avançada. 

Os ambientes devem ser pintados com cores claras, buscando comprometer as pessoas na busca e ataque das fontes de sujeira, pois com cor clara a sujeira é imediatamente detectada.

A cor clara também torna o ambiente mais agradável e as pessoas mais limpas, pois aquelas que trabalham com roupas sujas estão em sintonia com o ambiente, o qual também é sujo. À  medida que tornamos o ambiente mais limpo, as pessoas também ficam mais limpas.

Os líderes precisam oferecer um ambiente cujo padrão esteja acima da média da equipe. Se não proceder desta forma, o padrão comportamental das pessoas vai caindo, nivelando-se com o ambiente oferecido. Por exemplo, quando há um banheiro sem um padrão de higiene adequado: sem papel higiênico e sem papel toalha; vasos sanitários sujos (descargas quebradas, vasos entupidos, urina nas tampas); papéis sujos de fezes fora dos cestos; portas riscadas e com desenhos obscenos; mictórios com odor desagradável, etc., pode ser feito um trabalho de educação das pessoas. Reforma-se o banheiro; conserta-se tudo o que está quebrado; pinta-se as paredes e portas (a própria equipe, inclusive o líder); faz-se uma campanha com cartazes e se discutem os problemas apresentados. Com o tempo estes ambientes vão melhorando juntamente com os hábitos dos usuários. É um trabalho de persistência mais que precisa ser feito.

A própria equipe é quem pode pintar o seu ambiente de trabalho, exceto em pontos altos ou aqueles que merecem uma pintura especial. Para tal precisam receber informações técnicas sobre o processo de pintura. A elaboração de um procedimento de pintura, um treinamento dado por pessoas habilitadas e os materiais para pintura, devem ser providenciados, sob o risco da atividade não ser bem feita e/ou um gasto de materiais acima do normal. È comum, as pessoas pintarem pisos e equipamentos que estão encrostados de óleo ou com corrosão acelerada sem prepararem adequadamente a superfície. O resultado é uma pintura mau feita que em pouco tempo estará desgastada, provocando perdas de tempo e de recursos.