Sistemática de Reconhecimento

O reconhecimento é o alimento para o homem satisfazer as suas necessidades egoísticas. As auditorias de 5S devem servir também de ferramenta para o reconhecimento das equipes e respectivos líderes. A experiência de várias organizações aponta para os seguintes requisitos a serem observados ao se discutir a sistemática de reconhecimento:

• É imprescindível que a sistemática de reconhecimento faça parte da cultura da organização. Para tanto devem ser consultados os profissionais de recursos humanos, planejamento estratégico ou outros órgãos de apoio que tratam do desenvolvimento profissional da corporação, para evitar choques e conciliar o sistema de reconhecimento com algo que já existe.

• O reconhecimento deve ser sempre para a equipe e não para um indivíduo7,39. Não é interessante adotar sistemática de reconhecimento voltada para eleger um profissional da equipe como destaque. Este procedimento dificilmente estabelece espírito de equipe e motiva os menos privilegiados. A estratégia de eleger o destaque da equipe apenas oficializa quem já é bom e marginaliza quem não é. A competição é uma forma positiva de aumento e eficiência, desde que seja voltada para o crescimento do desempenho médio global. Sempre as conseqüências de uma política de eleição de destaques individuais são um aumento da variabilidade (desvio padrão) entre as pessoas e, por vezes, redução da eficiência do processo. Estatisticamente há uma probabilidade grande de haver uma variabilidade entre as pessoas de um mesmo grupo. Avaliando o trabalho da equipe, todos tentarão ajudar os mais deficientes pois precisarão da participação deles para o desenvolvimento do padrão desejado. O reconhecimento aos destaques individuais pode ser feito informalmente pelo seu líder. O reconhecimento indireto pode vir de duas maneiras: As melhorias relacionadas ao 5S, podem ser apontadas às outras pessoas (do próprio grupo, da direção e de visitantes). As melhorias relacionadas a função são contempladas pela política de Recursos Humanos da organização.

• Mais importante que o objeto do reconhecimento, é a estratégia definida para torná-lo desejado. Para tanto deve ser criada uma expectativa para o reconhecimento através de uma boa divulgação, onde fique claro que os merecedores serão poucos e diferenciados dos demais; terão um certo “status” perante os demais. Não há nenhuma conclusão estatística sobre o sucesso do 5S a um objeto específico de reconhecimento. A Tabela 12 apresenta as vantagens e desvantagens percebidas pelas organizações de acordo com o objeto do reconhecimento.

Tabela 12 - Vantagens e desvantagens percebidas pelas organizações de acordo com o objeto do reconhecimento.

A recomendação é se utilizar uma mescla dos objetos de reconhecimento citados acima, de acordo com as características, a situação financeira e o nível de evolução do 5S da organização, se possível fazendo com que haja um vínculo direto entre o esforço da equipe e o reconhecimento. Para criar maior solidariedade entre as áreas, bem como promover o uso adequado das áreas coletivas, pode ser dado um peso para o resultado da própria área (0,8 a 0,9) e um peso para áreas coletivas (banheiros, vestiários, pavimentos, estacionamentos, salas de reuniões, auditórios, etc.) e/ou o resultado geral de toda a organização (0,1 a 0,2). Exemplo: se uma área obteve um resultado de 80% e a área coletiva ou geral obteve 60%, o resultado final da área seria: 80% x 0,9 (resultado da área e peso da área, respectivamente) mais 60% x 0,1 (resultado da área coletiva ou do resultado geral e peso da área coletiva, respectivamente). O resultado final da área seria 78%.

Com relação as estratégias para tornar o objeto de reconhecimento desejado, as mais utilizadas são apresentadas na Tabela 13, incluindo as vantagens e desvantagens.

Tabela 13 - Estratégias para tornar o objeto de reconhecimento desejado

A recomendação é se utilizar uma mescla das estratégias acima, obedecendo os seguintes critérios.
a)    De acordo com a classificação da área – Crie categorias de área de acordo com o grau de dificuldade provocada pelo processo. Exemplo: áreas com alto grau de fontes de sujeira; áreas com baixo grau de fontes de sujeira; escritórios especiais (alta e média gerência); escritórios comuns; ambientes de uso coletivo (vestiários, banheiros, refeitórios, etc.); áreas a céu aberto; áreas específicas (laboratórios, bibliotecas, salas de aula, almoxarifados, depósitos, arquivo inativo, etc.). Para as áreas melhores classificadas podem ser entregues troféu, bens de consumo ou viagens. Em caso de troféu, este pode ser definitivo ou permanecer na área enquanto mantém a classificação. Pode ser prevista a situação da posse definitiva do troféu se a área mantiver a primeira colocação por três vezes consecutivas. Para áreas que estão muito a frente das demais, convém conceituá-las como “our-concur”, evitando que concorra com as demais.

b)    De acordo com a evolução – Crie uma forma diferenciada para reconhecer a área que mais avançou desde a primeira auditoria. Pode ser desenvolvido um troféu diferenciado ou dado um brinde para os componentes da área. É normal que este critério não seja utilizado a cada ciclo de auditoria.

c)    De acordo com o atingimento da meta – Normalmente as áreas que atingem a meta e/ou que atingem uma nota classificatória, recebem selos, certificados ou prêmio em dinheiro (neste último caso, o mais comum é como participação nos resultados). Algumas classificações são feitas pelas organizações a depender do padrão atingido. Exemplos: Vermelha ou 1 estrela: até 50%; Amarela ou 2 estrelas: entre 51 e 70%; Verde ou 3 estrelas: entre 71 e 90%; Azul ou 4 estrelas: entre 91 e 95%; Ouro ou 5 estrelas: entre 96 e 100%.  Outras utilizam selos para três estágios diferentes de 5S: Entre 80 e 90% - Selo Bronze; entre 91 e 95% - Selo Prata; entre 95% e 100% - Selo Ouro.

• Evite divulgar abertamente os resultados das duas primeiras auditorias e evite implementar a sistemática de reconhecimento antes do segundo ciclo de auditorias. Ou seja, faça a divulgação da sistemática juntamente com a divulgação dos resultados do segundo ciclo e o evento de reconhecimento junto com os resultados do terceiro ciclo. Esta recomendação é feita por vários motivos:

a)    Nas duas primeiras auditorias os critérios de avaliação ainda estão sendo testados a fim de conseguir extrair o padrão real de 5S (ou 3S) dos ambientes de trabalho;
b)    Nas duas primeiras auditorias os auditores ainda estão aprendendo a fazer auditorias (interpretação adequada dos conceitos e dos critérios de avaliação; desenvolvimento da capacidade crítica de observação; calibração entre as notas dos diversos auditores, etc.).
c)    Nas duas primeiras auditorias os auditados ainda estão aprendendo a fazer o 5S e a conhecer os critérios de avaliação;
d)    Nas duas primeiras auditorias os auditados não têm parâmetro do que podem avançar no tempo de acordo com as dificuldades;
e)    Nas duas primeiras auditorias os auditados estão experimentando a prática do 5S. Uma possível preocupação com o reconhecimento poderá tirar o foco da prática.

• Faça uma boa divulgação da sistemática de reconhecimento. Utilize as ferramentas de divulgação existentes na organização como através de avisos em jornais ou quadros, cartazes e até faixas. Envolva as lideranças para que estes façam uma divulgação “corpo-a-corpo” com a sua equipe.

• Planeje um evento para a divulgação dos vencedores e a entrega do objeto de reconhecimento. Este evento deve ser marcado com antecedência para garantir a presença de pessoas estratégicas da organização. A divulgação poderá ocorrer antes ou durante o evento. Em médias organizações, é usual aproveitar o horário do almoço para fazer a entrega, contando com a participação voluntária de níveis hierárquicos menores, e participação obrigatória das lideranças. Em grandes organizações é usual a entrega em um local mais reservado (sala de reunião, sala de treinamento, auditórios, etc.), com a participação das lideranças e de um ou mais representante das áreas que serão reconhecidas. A entrega das premiações deve ser registrada com fotos e/ou filmagens para posterior divulgação.

• Planeje e faça uma pesquisa para avaliar a eficiência da sistemática de reconhecimento. Esta pesquisa pode ser feita por amostragem, através de um formulário de simples preenchimento, distribuído antes da divulgação do sistema de reconhecimento e após a divulgação dos vencedores.

Evite usar a sistemática de amostragem a cada ciclo de auditoria. Ou seja, audite todas as áreas a cada ciclo de auditoria. Lembre-se que o maior objetivo das auditorias não é determinar o padrão numérico que a organização se encontra, e sim apresentar à cada área os seus pontos fortes e as suas oportunidades de melhorias. A recomendação é que todas os espaços físicos pertencentes à organização sejam auditados, mesmo aqueles utilizados por organizações contratadas. Algumas organizações optam por sortear algumas áreas que serão auditadas a cada ciclo. Esta estratégia não é recomendada para fases iniciais de implantação, pois com possíveis diferenças significativas entre as áreas, a simples apuração de notas não agrega valor. Os registros feitos nas áreas amostradas certamente não servirão para as demais áreas não auditadas, criando uma imagem de auditoria como um “julgamento”. A utilização de amostragem só é recomendada nos casos de níveis de 5S muito próximos entre as áreas e para avaliação de metas corporativas usadas para premiações por participação nos resultados.