Implantação de 5S em escritórios

A prática do 5S em ambientes administrativos sempre foi um tema polêmico. Ora se questiona sobre o potencial real de ganho nestes ambientes. Ora, se isto não seria uma agressão a criatividade e até a liberdade dos profissionais com funções puramente administrativas. A verdade é que fora dos ambientes industriais (denominadas aqui como “áreas operacionais”) o 5S tem pouca aceitação e longevidade, até mesmo no Japão onde teve origem este processo educacional.

Particularidades das áreas administrativas

No ambiente administrativo, o 5S merece uma abordagem específica em relação ao das áreas operacionais. A tabela 1 mostra as principais diferenças entre estes dois tipos de áreas (operacionais e administrativas), justificando-se, portanto, um tratamento diferenciado para a implementação das ações de 5S.

Principais atividades e benefícios do 5S em áreas administrativas

Seiri

Principais atividades

•    Descarte de recursos e documentos obsoletos
•    Redução de papéis sobre mesas e armários
•    Redução do consumo de itens de escritório (caneta, papel, tinta de impressora, toner de copiadora, energia para iluminação e ar condicionado, copos descartáveis, etc.). 

Principais benefícios

Redução, e até eliminação, do desperdício
Melhor utilização dos espaços.

Seiton

Principais atividades

•    Revisão do layout
•    Identificação e sinalização de compartimentos e ambientes
•    Definição de locais de guarda
•    Ordenação dos recursos e dos documentos nas mesas, armários e locais fechados.

Principais benefícios

Redução do tempo e dos desgastes físicos e mentais para acessar àquilo que se deseja, gerando maior produtividade.

Seiso

Principais atividades

•    Reciclagem de papéis
•    Coleta seletiva
•    Manutenção da limpeza em espaços de uso coletivo como sala do café, copiadoras, reunião e banheiros.  

Principais benefícios

Imagem positiva do ambiente
Bem-estar, incluindo os espaços coletivos. 

Seiketsu

Principais atividades

•    Padronização de identificações e sinalizações
•    Avaliação da ergonomia; organização dos arquivos virtuais
•    Definição de regras de convivência
•    Campanhas voltadas para a saúde não relacionada ao trabalho (obesidade, dependência química, sedentarismo, stress, integração do grupo, etc.).

Principais benefícios

Estabelecimento de regras que beneficiam às pessoas
Preocupação com a higiene do trabalho (ergonomia)
Ampliação do 5S para os meios virtuais.

Shitsuke

Principais atividades

•    Levantamento de satisfação dos clientes internos e externos
•    Cumprimentos de regras de convivência
•    Manutenção da ordem e da limpeza
•    Tratamento adequado para os arquivos virtuais

Principais benefícios

Maior otimização do tempo em função de uma maior pontualidade
Liberação de tempo para atividades pessoais fora do horário de trabalho
Aumento da satisfação dos clientes internos e externos
Desenvolvimento de espírito de equipe

Estratégia para a prática do 5S em áreas administrativas

A estratégia para estimular a prática sistemática do 5S em áreas administrativas pode ser dividida em duas dimensões:

1a Dimensão – 5S  do Ambiente Administrativo

São as práticas do 5S desenvolvidas em tudo o que é material, ou seja, no ambiente físico. É uma boa forma para iniciar o 5S por conta das mudanças evidentes do ambiente e por fazer com que as pessoas usem seus sentidos naturais como mecanismo de aprendizagem e motivação.

2a. Dimensão – 5S da Função Administrativa

São as práticas do 5S desenvolvidas em todas as funções administrativas. É importante para que os ganhos potenciais nas atividades administrativas realmente ocorram, gerando maior produtividade. 

A seguir estas 2 dimensões estão detalhadas.

1a. Dimensão – 5S do ambiente administrativo

Seiri – Combate ao desperdício de recurso!

Dicas de aplicação

• Analise cada recurso que você mantém no ambiente. Retire todas as coisas e documentos das gavetas, armários e outros compartimentos. Coloque de volta apenas o que você usa. Mantenha próximo de você apenas o que você usa com muita freqüência e na quantidade adequada. O que você usa de vez em quando, deixe em um local mais afastado e que possa ser usado por outras pessoas. Aquilo que você não usa mais, descarte-o do ambiente, enviando-o para possíveis interessados ou colocando-o no lixo. Verificar se o histórico de consumo justifica a manutenção da quantidade observada no local.

• Evite excessos. Tenha somente o necessário e na quantidade necessária.

• Evite descartar aquilo que ainda pode ser usado.

• Evite manter no local de trabalho objetos ou documentos pessoais que você não usa com freqüência.

• Mantenha as instalações e os recursos em boas condições de uso, de forma que não gerem riscos ou perdas.

Seiton – Combate à bagunça e ao desperdício de tempo!

Dicas de aplicação

• Um lugar para cada coisa, cada coisa no seu lugar. Defina o local de guarda de cada recurso móvel, visando a facilidade de acesso, a reposição, a segurança, o conforto e a preservação. Isto inclui objetos pessoais como bolsa, pasta, casaco, paletó, sobretudo, guarda-chuva, sapatos, etc.

• Guarde os recursos de forma que seja fácil a sua localização visual. Recursos colocados por trás, muito acima ou muito abaixo da linha de visão do usuário na posição de pé, obrigando-o a inclinar-se ou subir em um suporte (banco ou escada), dificultam a localização visual.

• Evite misturar recursos de características muito diferentes ou largar os recursos úteis diretamente no piso ou sobre armários.

• Identifique e sinalize recursos, locais e postos de trabalho para evitar perda de tempo e riscos para você e para outras pessoas que freqüentam o ambiente ou utilizam os recursos. A identificação também deve ser feita para que substitutos eventuais ou efetivos tenham a mesma facilidade de acesso que você.

• Facilite a localização e o acesso aos recursos e documentos físicos, aperfeiçoando a identificação e sinalização.

• Guarde os recursos de acordo com a freqüência de uso. Aquilo que você usa de vez em quando pode ser guardado de forma mais compacta e em locais mais altos, mais baixos ou por trás, desde que o acesso não cause maiores transtornos e seja em no máximo 30 segundos. Aquilo que você usa com freqüência deve ser acessado em, no máximo, 8 segundos.

• Evite empilhamento de recursos diferentes, um sobre o outro, dificultando o acesso e a reposição, facilitando a desordem.

• Quando o volume é incompatível com o espaço reduza o volume, aumente o espaço ou utilize melhor o espaço vertical.

• Discuta com os demais usuários do ambiente a melhor forma de organizar os recursos permanentes para facilitar o acesso, a circulação, a limpeza, a segurança e o conforto.

Seiso – Combate à sujeira!

Dicas de aplicação

• A melhor pessoa para manter o ambiente limpo é você. A limpeza feita pelo próprio usuário do ambiente contribui para a redução da sujeira, o combate à fonte de sujeira, a identificação e eliminação de locais de difícil acesso, a identificação de problemas de conservação, a identificação de malefícios provocados pela sujeira  e a melhoria do ambiente de trabalho.

• Mesmo quando a limpeza do ambiente é feita por pessoal especializado, cabe a você evitar a geração de sujeira e indicar os pontos onde a sujeira se esconde.

• Use adequadamente os locais de uso coletivo, como banheiros, copa, espaço do café, salas de reunião, máquina copiadora, impressora compartilhadas, corredores, etc. Caso estes ambientes ofereçam limitações para se manterem limpos, procure o responsável e dê sugestões de melhorias (conservação, lixeiras, papel, layout, avisos, odor, recursos para a limpeza, tapetes, etc.). Sempre que sair destes locais, deixe-os limpos e organizados, adequados para serem usados por outros.

• Analise se as lixeiras e outros coletores de recursos inúteis ao ambiente para facilitam a manutenção da limpeza e a remoção do material descartado (quantidade,  localização, conservação, higiene, tipo, tamanho, sinalização, identificação, freqüência de retirada do lixo e prática da coleta seletiva. Dê sugestões de melhorias.

Seiketsu – Um ambiente de trabalho mais saudável

Dicas de aplicação

• Identifique os recursos de acordo com um padrão. Caso ainda não existam alguns deles, dê sugestões.

• Discuta com a equipe as Regras de Convivência para os comportamentos que incomodam algumas pessoas, até chegar a um consenso.

• Tenha uma preocupação efetiva e pró-ativa com relação à saúde e higiene do trabalho. Verifique se existem problemas de ergonomia. Se há desconfiança, solicite um estudo de um especialista.

• Invista na sua saúde física e mental. Exemplos: Cuide da higiene pessoal (limpeza das roupas e calçados, barba, cabelo, higiene bucal, etc.); Pratique exercícios de relaxamento; Previna e/ou elimine doenças contraídas fora do trabalho (obesidade, dependência química, câncer, stress, sedentarismo, etc.); Crie o hábito de se integrar com outros colegas de trabalho (confraternizações, torneio de jogos, etc.); Discuta com a equipe uma decoração adequada para o seu ambiente (quadros, plantas, fotos e outros elementos ornamentais), etc.

Shitsuke – Atitudes de qualidade

Dicas de aplicação

• Honre a sua palavra. Ela é sagrada. Cumpra rigorosamente todos os compromissos assumidos na data e horário definidos. Na impossibilidade, faça contato o mais rapidamente possível com as pessoas afetadas, tentando contornar o atraso e até estabelecendo um novo acordo, quando for o caso. Evite repetir impontualidades.

• Cumpra rigorosamente os acordos, normas e regras independente de cobranças. Aquilo que você não concorda, apresente sugestões aos responsáveis, mas respeite o que foi consensado e/ou definido.

• Analise se as suas atitudes estão prejudicando outras pessoas, direta ou indiretamente. Seja humilde e tente mudar a forma de agir quando a sua consciência reconhece isto. Peça o apoio das pessoas mais próximas, pois não é fácil mudar uma hábito adquirido e praticado ao longo de toda a sua vida.

2a. Dimensão – 5S da Função Administrativa

Esta dimensão é praticada em duas etapas. A primeira envolve os arquivos virtuais e a segunda a própria função das pessoas que trabalham em área administrativas. A seguir são apresentadas as dicas para cada uma delas.

Etapa 1 – 5S no computador - As 10 Regras de Ouro para fazer o seu computador uma Fábrica Virtual de Excelência!

Dicas de Aplicação

1.    O acesso aos arquivos virtuais deve obedecer a mesma lógica que os arquivos físicos. 
2.    Dedique um dia para analisar todos os documentos de rede, e-mail e CPU. Exclua aqueles que você não usa. Para facilitar, coloque-os em ordem cronológica e suspeite daqueles mais antigos. 
3.    Verifique se os arquivos úteis estão salvos com denominações facilmente compreensíveis e se estão guardados nos diretório apropriados. 
4.    Dê uma denominação aos arquivos virtuais de forma que sejam reconhecidos sem precisar abri-los.
5.    Separe os arquivos particulares dos arquivos da sua função em diretórios diferentes. 
6.    Defina um padrão de denominação para todos os arquivos e diretórios compartilhados.
7.    Acostume-se em não guardar arquivos desnecessariamente; em não acumular e-mail em caixas de entrada; em esvaziar a lixeira; em não passar "correntes"; em não enviar cópias desnecessariamente e em não arquivar, em dois lugares, os anexos recebidos. 
8.    Dê um destino efetivo no primeiro contato com o e-mail. Lembre-se que este é o momento mais adequado para você tratá-lo. Faça uma crítica quando receber e-mails desnecessários e carregados de figuras em que nada acrescentam.
9.    Estabeleça um período para fazer uma análise dos arquivos guardados buscando eliminar os desnecessários.
10.    Evite deixar para o dia seguinte a resposta para os e-mail recebidos hoje.

Etapa 2 – 5S no Função - As 10 Regras de Ouro para fazer do seu Escritório uma “Fábrica de Informações”

Dicas de Aplicação

1.    Identifique para que (objetivo) e para quem (processo seguinte) você realiza cada uma de suas atividades de rotina, iniciando por aquelas que mais consomem o seu tempo.
2.    Verifique com o processo seguinte quais as necessidades dele (como ele precisaria ser atendido) e de que forma você está atendendo atualmente, levando em consideração os seguintes aspectos: qualidade, meio de informação e prazo.
3.    Planeje uma forma de atendê-lo atuando nas causas que atualmente dificultam o atendimento. Exemplo:
•     Falta de recursos – Providencie os recursos adequados. Se necessário, discuta com o seu líder;
•   Falta de conhecimento ou habilidade – Planeje uma forma de corrigir esta deficiência com auto-aprendizagem, com outros colegas e, se necessário, participando de um curso específico;
•    Deficiência de outras áreas ou pessoas – Comporte-se como um cliente interno, apresentando às outras áreas e/ou pessoas as suas necessidades (qualidade, meio de informação e prazo).
•    Falta de tempo – Desconfie do tempo que você perde por não praticar o 5S ou por ser afetado por pessoas que não o pratica. Lembre-se que o somatório de pequenas perdas poder representar uma grande perda no final do dia, da semana e do mês. Esteja seguro de que você está realmente sobrecarregado antes de argumentar para o seu líder.
4.    Procure simplificar ao máximo o seu dia-a-dia, evitando acumular pendências e sendo eficaz na comunicação, utilizando o meio mais apropriado (contato pessoal, contato telefônico, documento físico e documento virtual). 
5.    Seja eficaz nas reuniões. Seja seletivo, verificando a necessidade real da reunião, da sua participação, da duração e das informações necessárias. Resista a comparecer a reuniões marcadas em cima da hora. Seja pontual e cobre pontualidade no início e no final. Critique a cultura de se marcar um horário para se começar em outro e de se estender a reunião além do horário previsto.
6.    Seja cordial, mas objetivo, nas consultas e nos contatos. Não permita que as pessoas roubem, com muita facilidade, um de seus recursos mais preciosos, o tempo.
7.    A sua mente obedece ao seu hábito. Acostume-se a dimensionar o seu tempo para 80% do horário de trabalho. Estabeleça compromissos em horários de saída do trabalho (curso, esporte, encontros sociais, etc.).
8.    Dedique parte de seu tempo para atividades estratégicas e de melhorias.
9.    Dedique parte de seu tempo para atividades de descontração (cafezinho, almoço, confraternização no trabalho, etc.).
10.    Evite levar trabalho para casa. 

Estratégia para a implantação do 5S em áreas puramente administrativas

A estratégia de implantação do 5S proposta pressupõe que o interessado conhece a metodologia de implantação em uma organização.

A implantação do 5S em ambientes administrativos é feita seguindo as mesmas fases que as áreas operacionais, adequando-se nos seguintes pontos:

Sensibilização das Pessoas Estratégicas

Garantir que os principais líderes responsáveis pelas áreas incluídas no Projeto concordem com a implantação. Isto pode ser feito através de uma apresentação por um dos líderes, inclusive do Número 1, durante 30 a 40 minutos, aproveitando-se uma reunião periódica já existente.

Estruturação da Implantação 

• Eleger um Coordenador do Projeto e solicitar a cada líder eleger um facilitador o qual comporá o Comitê de Implantação. É importante que este grupo tenha uma boa imagem e penetração junto aos colegas e aos respectivos líderes.

• Desenvolver um cronograma de implantação, mascote e materiais didáticos.

Treinamentos

Coordenador do Projeto e Facilitadores - Através de um profissional que tenha experiência comprovada de implantação do 5S em áreas administrativas. Este treinamento pode ser complementado por leitura e visita à outras áreas ou organizações com um padrão mais avançado.
Funcionários – Pelo Coordenador do Projeto quando a quantidade de funcionários for relativamente grande, encarecendo a contratação de um profissional especializado. 

• Garantir a participação plena através de convocação e lembretes feitos pelo número 1. Deve ser prevista, mas não divulgada, uma “repescagem” com aqueles que não participaram por motivo de viagem, férias ou outros motivos.

Lançamento do 5S

• Fazer registros fotográficos da situação atual. Se for viável economicamente, contratar um diagnóstico para se registrar o padrão atual do 5S nos diversos ambientes com o objetivo de se medir a evolução ao longo do tempo.

• Estes registros poderão ser utilizados na fase de divulgação e posteriormente para comparar os avanços;

• Preparar o “Dia D”, programando as atividades (infra-estrutura e eventos) e fazendo a divulgação, principalmente criando a expectativa para o Dia. Tomar os seguintes cuidados para garantir a eficácia deste dia:

•    Reservar o Dia com o Número 1, uma vez que neste dia as atividades de rotina serão suspensas.
•    Elaborar e divulgar os procedimentos para o descarte. É aconselhável que se crie uma ou mais áreas de descarte.
•    Providenciar materiais de limpeza necessários para que as pessoas possam limpar o ambiente de trabalho, após o descarte.

• Criar expectativa para o Dia D através de quadros de aviso e mensagens no computador (leves e criativas).

• Executar o Dia D, principalmente com atividades de descarte do desnecessário. Terminar o Dia com um evento de integração e com um “balanço” do Dia;

• Determinar um prazo para o aproveitamento interno dos materiais descartados. Após este prazo, definir o destino de cada material;

Prática sistemática dos 3 primeiros “S”

• Implementar sistemática para avaliações internas dos 3 primeiros “S”, incluindo os critérios de avaliação, a formação dos auditores internos (que poderão ser os próprios facilitadores) e o sistema de compilação dos resultados;

• Fazer auditorias cruzadas mensais até que o nível de todos os ambientes seja superior à 90% (dividir a quantidade de pontos obtidos pela quantidade de pontos possíveis);

• Divulgar os resultados e definir metas para a próxima auditoria;

• Praticar os 3 primeiros “S” até a sua consolidação.

Certificação de 3S

• Realizar uma auditoria de Certificação em 3S (padrão igual ou superior à 90%), fazendo um evento de reconhecimento para a entrega do Certificado de 3S

Planejamento para os dois últimos “S”

• Planejar a implementação dos dois últimos “S”, definindo algumas condições gerais de padronização, regras de convivência, saúde e higiene, sistemática de Manutenção do 5S e utilização de computadores. Para tanto, devem ser consultados alguns profissionais especializados (Medicina e Segurança do trabalho, Informática, Serviços Gerais, etc.).

• Envolver o número 1 para o anúncio da nova fase e a chamada para os treinamentos de reforço;

• Capacitar as pessoas para a manutenção dos 3 primeiros “S”, a prática dos dois últimos “S” e a introdução do 5S da Função Administrativa;

• Reciclar os auditores para as auditorias de todos os 5S.

Implementação dos dois últimos “S”

• Adequar as Regras Gerais às situações de cada equipe. Isto é coordenado pelo Facilitador com o aval do respectivo líder;

• O Coordenador do Projeto deve reunir os Facilitadores para fazer alguns ajustes do que foi planejado, após a discussão das Regras com suas respectivas equipes;

Prática sistemática dos dois últimos “S”

• Fazer auditorias bimestrais, desta vez incluindo todos os 5S. O 5S da Função é monitorado através de auto-avaliações e pesquisa;

• Divulgar os resultados e definir metas para a próxima auditoria;

• Praticar o 5S no dia-a-dia.

Certificação de 5S

• Realizar uma auditoria de Certificação em 5S (padrão igual ou superior à 90% em cada um dos “S”), fazendo um evento de reconhecimento para a entrega do Certificado de 5S;

• Realizar auditorias semestrais surpresa para verificação do padrão de Certificação de 5S (caso a instalação não mantenha perde o certificado por um período de 2 meses quando poderá ser realizada uma outra auditoria surpresa).