Planejamento para a implementação dos dois últimos “S”
Lembrando que a metodologia proposta sugere a implementação dos dois últimos S, após a consolidação dos três primeiros, e isto ocorre quando uma instalação mantém uma média igual ou superior a 90% por três avaliações consecutivas. A Tabela 1 apresenta as diversas situações que ocorrem nas organizações no gerenciamento do 5S:
No momento que o Comitê do 5S verificar uma tendência de algumas instalações atingirem o padrão de 90%, deve começar a planejar a prática sistemática dos dois últimos, obedecendo quase a mesma seqüência utilizada para a implementação dos três primeiros.
Planejar as atividades que deverão ser implementadas
É lamentável a falta de visão das lideranças, e até mesmo do Gestor, com relação a prática efetiva do 5S. Isto porque não costumam dedicar tempo ou recursos à medida que as áreas consolidam os 3 primeiros “S”. Não atentam para o fato que a prática dos 3 primeiros é necessária para favorecer a mudança de comportamento das pessoas e dos aspectos físicos do ambiente de trabalho. Porém, é com a prática de todos os 5S que ocorre a verdadeira transformação de atitudes e até de valores das pessoas, sem contar que o investimento financeiro é bem menor A Tabela 2 apresenta uma comparação entre as fases de implantação do 5S:
Através de consultorias, visitas a outras organizações ou unidades, participação em eventos, leitura sobre o tema, análise de itens que compõem o Seiketsu e o Shitsuke, o Gestor e o Comitê do 5S discutem a forma de se implementar o 4o e o 5o S. Neste momento devem ser consultadas pessoas e/ou órgãos de apoio com o objetivo de integrar as atividades e até mesmo itens de avaliações de outras ferramentas gerenciais aos itens do 5S (Normas ISO, Segurança, CIPA, TPM, Medicina Ocupacional, etc.). Após esta análise e definições, o planejamento deve ser apresentado às pessoas estratégicas da organização, para a sua devida avaliação e validação.
Definir a sistemática de treinamentos e os materiais didáticos e promocionais
O Comitê deve definir de que forma serão realizados os treinamentos que abordarão todos os 5S, com ênfase nos dois últimos. O material didático pode ser o mesmo que foi utilizado na fase inicial (é recomendável uma revisão) ou outro diferente. Normalmente é desenvolvido um novo material promocional para esta nova fase (banners, cartazes, etc.). Lembrando que a promoção e o treinamento ocorrem nas áreas que consolidam os três primeiros “S”, e não necessitam ser em salas de aula (podem ser usadas salas de reuniões da própria área ou outro local que ofereça conforto e esteja livre de ruídos).
A Tabela 3 sugere o tempo dedicado a cada tópico relacionado ao 5S de acordo com o perfil dos participantes:
Para as auditorias de 5S devem ser escolhidos os auditores mais experientes. A maior diferença entre as auditorias de 3S e as de 5S, é que nesta última os auditores farão uma avaliação dos 3S, nos mesmos moldes que anteriormente, e acrescentarão informações coletadas através de evidências físicas, entrevistas com várias pessoas da instalação auditada, entrevista com profissionais de áreas de apoio, entrevista com clientes internos e análise de indicadores que demonstrem o comportamento das pessoas da instalação auditada (sugestões, cumprimento de prazo, atos inseguros, acidentes, refugos, doenças crônicas, satisfação de clientes, evolução entre as avaliações de 3S, fotos de antes e do depois, etc.).
Definir os Critérios de Avaliação
À medida que as instalações consolidem os três primeiros “S”, passam a ser avaliadas também nos dois últimos. Para manter a evolução da implantação, a média dos 3S destas instalações compõem a média da organização juntamente com as demais instalações que ainda não consolidaram. Podem ser criados gráficos, em separado, para demonstrar a evolução de cada um dos dois últimos “S”e para a média do 5S.
O comitê deve definir os critérios de avaliação dos dois últimos “S” antes de realizar os treinamentos para apresentá-los nos treinamentos.
Realizar os treinamentos introdutórios
Os treinamentos ocorrerão de acordo com o que foi definido anteriormente.
