Planejamento das auditorias de 5S

Antes de serem iniciadas as auditorias de 5S, deve ser elaborado o procedimento definindo alguns pontos básicos:

Distribuição das áreas auditadas e respectivos responsáveis

Seria interessante que constasse, para efeito de auditoria, uma relação de todos os postos de trabalho que pertençam a determinada área, pois é comum alguns postos ficarem esquecidos, principalmente aqueles que fisicamente não são adjacentes à área principal. Exemplo: postos avançados de manutenção, logística, salas de controle, mini-almoxarifados, áreas comuns, áreas de tratamento de água e efluentes, etc.

Critérios de Avaliação

A organização deve planejar de que forma serão realizadas as auditorias. A primeira providência é a delimitação de áreas com os respectivos responsáveis que já foi discutida no capítulo passado. A Segunda providência é definir alguns parâmetros de auditoria. A Tabela 1 apresenta alguns parâmetros, mostrando as vantagens e as desvantagens de cada um.

 

Em função das vantagens e desvantagens de cada parâmetro, o anexo 4 apresenta os critérios de avaliação da seguinte forma:

Itens de avaliação – São 4 itens para cada S, sendo que alguns são diferentes para áreas operacionais e para áreas administrativas. O conjunto dos 4 itens tende a cobrir todo o conceito de cada S.

• Considera-se área administrativa aquela que desenvolve atividades puramente de processamento de informações.

• Considera-se área operacional todas as áreas que não são administrativas.

• Em áreas operacionais que envolvem também atividades administrativas, são aplicados os critérios de áreas operacionais.

Pontuação – É dada uma nota para cada item. 

• Caso a organização queira vincular para cada nota um conceito, fica a seu critério.

Padrão de cada S – A partir das notas dadas, o padrão de cada “S”é calculado em termos percentuais para facilitar a interpretação (divisão dos pontos obtidos pelo máximo de pontos possíveis). Podem ser calculados facilmente a média dos três primeiros S, dos dois últimos S, ou a média do 5S.

Número de notas ou conceitos – São dadas cinco notas possíveis (1 a 5). Cada nota não se refere a apenas uma situação, mas a um intervalo de situações. A nota 1, significa que a área se encontra em uma faixa que varia entre 0 e 20% (não se sabe em que ponto exatamente ela se encontra). A mesma lógica vale para a nota 2 (entre 21 e 40%); nota 3 (entre 41 e 60%); nota 4 (entre 61 e 80%) e nota 5 (81 e 100%). Pode parecer que são poucas notas levando-se a intervalos relativamente grandes (20 pontos percentuais). Mas para um processo de avaliação daquilo que parece abstrato (utilização, ordem, limpeza, saúde, higiene, padronização, asseio, autodisciplina) e que envolve vários auditores e várias características de áreas, a margem de erro natural deste processo de avaliação tenderia a ser maior do que intervalos menores (caso fosse utilizado um número maior de notas). A idéia da auditoria não é engessar a prática de 5S, vinculando-a a uma nota de alta precisão a um custo muito alto na definição de critérios e na capacitação intensa dos auditores.

Descrição dos conceitos ou das notas – Cada nota é atribuída de acordo com a descrição que mais se aproxima da situação encontrada pelo auditor, levando-se em consideração aspectos quantitativos (abrangência) e qualitativos (criticidade).

Sistemática de coleta de resultados das auditorias

Com os recursos atuais da informática, pode ser desenvolvido um arquivo ou um software, através de planilhas eletrônicas ou banco de dados, para facilitar a coleta dos resultados das auditorias. Os requisitos para este sistema é que seja fácil de manusear, não necessite de aplicativos especiais para rodar, que possibilite a digitação direta pelo auditor, tenha um sistema de proteção para evitar perdas de dados, possa gerar gráficos e indexações. Podem ser utilizados aplicativos existentes na organização que integrem a sistemática de ataque aos problemas identificados de 5S com outros sistemas (qualidade, segurança, meio ambiente, etc.). Para organizações que não tenham tais recursos, nada impede que sejam feitos relatórios no sistema convencional.


Capacitação dos auditores

Algumas organizações ousam implementar auditorias de 5S sem capacitar adequadamente os auditores. O resultado normalmente é um desgaste no processo de implantação do 5S como um todo, levando-o ao descrédito e às resistências. Quando os resultados estão associados a uma remuneração variável o problema é ainda mais crítico. Uma capacitação adequada de auditores começa pela seleção criteriosa dos participantes do curso. Infelizmente por desconhecer a importância desta atividade, os líderes inscrevem pessoas sem o perfil e sem a motivação necessária, dificultando o trabalho posterior do instrutor e de que vai coordenar as auditorias. Um treinamento dos auditores de 5S deve ser dado por alguém que já tenha experiência, no mínimo, em auditorias, e que tente conhecer o 5S com uma maior profundidade, através de livros, visitas à organizações, cursos abertos ou consultorias especializadas. Este treinamento deve ter uma dosagem entre a teoria e a prática. O programa abaixo é um exemplo de um treinamento eficaz de auditoria de 5S, com duração de 16 horas:

1.    Nivelar os conceitos de 5S (2 horas)
2.    Discutir os objetivos da auditoria e o papel do auditor (2 horas)
3.    Discussão dos critérios de avaliação, utilizando-se de análise e apresentação da interpretação em grupo (4 horas)
4.    Apresentação do formulário e do procedimento a ser usado na simulação que será feita em uma das áreas da organização (30 minutos)
5.    Os participantes, em duplas, fazem uma visitação à área, registrando os possíveis problemas e pontos fortes (90 minutos)
6.    O representante da área é entrevistado em um só momento por todos os auditores, para que as dúvidas sejam dirimidas (1 hora)
7.    As duplas tentam consensar as notas após a entrevista com o representante da área (40 minutos)
8.    As notas das duplas são registradas em uma tabela previamente elaborada, no sentido de comparar as notas atribuídas (20 minutos)
9.    As divergências maiores de cada item são discutidas, pedindo a dupla que deu a menor nota, justificar para a dupla que deu a maior nota. Neste momento é feita uma avaliação da capacidade de observação, da interpretação adequada dos critérios, dos argumentos levantados e da postura do auditor durante a discussão. No final de cada discussão, os demais participantes podem intervir e as notas podem ser alteradas. Dependendo das divergência, estas discussões podem durar até 3 horas. Caso o resultado final apresente uma divergência ainda grande (maior que 10%), vale a pena fazer outra simulação (em outro dia), antes de se fazer uma auditoria real. 
10.    Apresentação do arquivo ou software para o registro do relatório (1 hora)

Freqüência das auditorias

A freqüência de auditoria deveria ser de acordo com o padrão de 5S de cada instalação ou até mesmo da  organização como um todo, onde o princípio seria usar uma freqüência maior nos padrões mais baixos e vice-versa. Porém, as organizações preferem definir um período fixo para todas as áreas e, além do mais, um período fixo independente do padrão do 5S, pois crêem que o processo de auditoria fica mais simples. Esta escolha, evidentemente, provoca perdas de tempo do auditor, do auditado e de quem coordena o 5S. Quando se faz uma auditoria com uma freqüência igual para área diferentes, a auditoria tende a chegar tarde para a área que está mais atrasada. Dois resultados indesejáveis podem ocorrer:
•    Não havendo nenhum elemento de pressão sobre a área, ela pode se acomodar, deixando para fazer melhorias em vésperas de auditorias;
•    Caso a área esteja fazendo melhorias no dia-a-dia, o resultado na auditoria mostrará um grande salto. Aparentemente isto seria bom. Mas quando há um sistema de reconhecimento voltado para as áreas que mais evoluíram, estas áreas serão beneficiadas injustamente em detrimento àquelas que já estavam muito boas. Posteriormente, também poderá haver uma certa frustração quando numa próxima auditoria os avanços não serem tão significativos, uma vez que, à medida que o padrão melhora, mais difícil, menos motivantes e menos impactantes são as melhorias.   

No capítulo anterior foi apresentada a tabela 11 que sugere o período de auditoria de acordo com o padrão de 5S. A maioria das organizações opta por fazer auditorias trimestrais ou semestrais.

Número de auditores

O número de auditores de 5S não tem relação direta com o tamanho da organização ou com a quantidade de colaboradores. As variáveis que interferem no número de auditores são:

• Quantidade de áreas mapeadas (A);

• Tempo de cada auditoria (T)

• Número de auditores por auditoria (N)

• Disponibilidade do auditor por ciclo de auditoria (D)

• Fator adicional para suprir ausências e desfalques de auditores (F)

Logo, a equação para se calcular a quantidade de auditores (Q), levando-se em consideração a ausência de alguns deles no período de auditoria e possíveis desistências (considerar 20% a mais), seria:

Q = (A x T x N x F)/D 

O exemplo mais comum é: Cada auditoria leva em média 2 horas e 30 minutos (T=2,5); cada auditor disponibilizaria 8 horas por auditoria (D=8); a auditoria é feita em duplas (N=2) a cada 3 meses, no período de 2 semanas, e o fator adicional de auditores é de 20% (F=1,2). Neste caso, a quantidade de auditores (Q) dependerá apenas da quantidade de áreas mapeadas (A), e a equação ficaria resumida a Q = A x (2,5 x 2 x 1,2)/8, ou seja, Q = 0,75 x A. A Tabela 2 mostra alguns valores arredondados:

Apesar do objetivo principal na formação de auditores seja de que estes venham a atuar em áreas independentes, várias organizações procuram ampliar o quadro de auditores, inclusive formando líderes, visando que estas pessoas tenham um nível de comprometimento maior na sua própria área no dia-a-dia. A constatação é que, apesar destes líderes terem recebido um treinamento introdutório, ao longo do tempo se distanciam dos conceitos, prejudicando a sua atuação junto à equipe, bem como o próprio processo de auditoria.

Programação das auditorias

A programação das auditorias deve levar em consideração diversos aspectos:

Áreas auditadas

A recomendação é que todas os espaços físicos pertencentes à organização sejam auditados, mesmo aqueles utilizados por organizações contratadas. Algumas organizações optam por sortear algumas áreas que serão auditadas a cada ciclo. Esta estratégia não é recomendada para fases iniciais de implantação, pois com possíveis diferenças significativas entre as áreas, a simples apuração de notas não agrega valor. Os registros feitos nas áreas amostradas certamente não servirão para as demais áreas não auditadas, criando uma imagem de auditoria como um “julgamento”. A utilização de amostragem só é recomendada nos casos de níveis de 5S muito próximos entre as áreas e para avaliação de metas corporativas usadas para premiações por participação nos resultados.

Algumas organizações adotam a sistemática de só auditar áreas que fazem a solicitação para auditoria. Normalmente definem parâmetros que sirvam de referência para que seja feito o convite (exemplo: padrão superior a 80%). É uma estratégia inteligente, pois incentiva as auto-avaliações e reduz bastante a carga de auditorias, porém só é recomendada nos casos em que a direção da organização estabelecer um prazo para que todas as áreas atinjam o padrão mínimo exigido (no exemplo, 80%). É comum, quando isto não ocorre, que várias áreas não se comprometam em avançar no dia-a-dia.

Duração

A recomendação é que as auditorias sejam realizadas no máximo em duas semanas, para organizações de médio e grande portes. Caso isto não seja possível, deve ser aumentada a quantidade de auditores. Duração superior a esta desgasta o processo de auditoria e, por conseguinte, o 5S como um todo.

Datas

Em função de limitações de várias áreas, recomenda-se as avaliações entre os dias 10 e 25 de cada mês, evitando-se avaliações em épocas festivas e períodos onde há maior concentração de férias, principalmente das pessoas estratégicas da organização.

Impedimentos

Devem ser evitadas auditoria em áreas que estão em fase de transformação, como reformas, mudanças, paradas de manutenção, etc., pois as observações feitas neste período não têm maiores significados. Para efeito de comparação com metas ou para a média da organização, pode se repetir a mesma nota atingida na última auditoria, caso não seja possível a antecipação ou postergação da auditoria.

Escala prévia dos auditores

Os auditores devem ser escalados de acordo com a sua familiaridade em relação a área auditada e sua disponibilidade. Lembrando que o ideal é que sejam escalados, no  mínimo 2 auditores por área, de forma que na próxima auditoria, um deles volte a auditar a mesma área, fazendo revezamento com outro(s). Este revezamento deve ocorrer para que um auditores mantenha a memória da última avaliação, facilitando a comunicação com o auditado. O revezamento deve ocorrer como forma de evitar vícios por parte do auditor e para possibilitar troca de referências entre eles, à medida que passam a conhecer o perfil de outros. 

Programação por área

Uma vez escalados os auditores podem ser definidos os dias das auditorias de cada área. Às vezes é preferível que os próprios auditores façam contato com o auditado e estabeleçam dia e horário da auditoria, dentro do período proposto pela coordenação do 5S.

Divulgação

Uma vez definido o período de auditoria e os auditores de cada área, deve ser feita uma divulgação no sentido de criar uma ambiente de motivação para as auditorias, ressaltando que nesta fase é admissível pequenas melhorias. Caso as áreas passem por uma “maquiagem pesada”, as lideranças devem tomar as atitudes que demonstrem seu efetivo comprometimento com a prática do 5S, e não apenas com a pontuação.

Preleção com os auditores

Antes de iniciar as auditorias, deve ser feita uma reunião com os auditores para se tratar dos seguintes tópicos:

• Alguma alteração ocorrida no dimensionado das áreas;

• Alguma alteração ocorrida nos critérios de avaliação;

• Discutir problemas ocorridos no último ciclo de auditorias (atrasos de relatórios; registros mal redigidos; incompatibilidade entre os registros e as notas; auditores que auditaram sozinhos; reclamações dos auditados; etc.);

• Entrega dos relatórios das auditorias anteriores;

• Outras informações específicas.