O que é o Pilar de Melhorias Administrativas?

O pilar de melhorias administrativas está voltado para áreas de planejamento, desenvolvimento, engenharia e administração, as quais não agregam valor diretamente à área de produção, mas têm três responsabilidades básicas:

(1) Executar o processo de informação;
(2) Apoiar a produção, tornando a empresa capaz de responder rapidamente às mudanças no ambiente externo de trabalho e ambiente social;
(3) Conquistar a confiança de clientes e criar uma excelente imagem da empresa.

As atividades das áreas administrativas e de apoio são melhoradas da seguinte forma:

(1) Melhorando a eficácia através do aumento das saídas do processo (eliminando tudo que reduz a eficácia do sistema de produção) e da redução das entradas (eliminando as perdas administrativas associadas com o trabalho, criando um sistema de alta produtividade, capaz de fornecer alta qualidade, pontualidade e informações confiáveis);
(2) Desenvolvendo pessoas capazes de manter e melhorar continuamente, o novo e mais eficaz sistema.

A implementação do pilar de melhorias administrativas desenvolve o conceito de que os escritórios são “fábricas de informações”, e portanto, estas devem ser de alta qualidade, corretas, precisas e úteis para quem as utilizam. Para tanto, faz-se necessário identificar o que o setor (ou área) deve ser e estabelecer uma meta para alcançá-la. Estas atividades devem ser implantadas com base em:

(1)     Melhorias Individuais;
(2)     Manutenção Autônoma Administrativa; 
(3)     Educação e Treinamento
(4)     Flexibilidade
(5)     Medidas de performance

1. Melhorias Individuais

Da mesma forma que na área de produção, as áreas administrativas e de apoio devem fazer as melhorias individuais de seus processos e atividades, garantindo e melhorando suas funções e racionalizando e automatizando os procedimentos administrativos.

Isto é conseguido  através das seguintes atividades após a definição da missão e visão de cada setor:

Esclarecer o problema
Identificar os problemas isolados e inter-relacionados 
Identificar e priorizar tópicos de melhorias
Formular conceitos básicos de melhorias
Implementar melhorias


2. Manutenção Autônoma Administrativa

A Manutenção Autônoma Administrativa (M.A.A.) é uma técnica que consiste em promover uma cultura pró-ativa de todos os colaboradores de uma empresa, no desenvolvimento de suas atividades administrativas, visando melhorar e eficiência de trabalhos administrativos, elevando a sua qualidade  e criando uma consciência voltada para os custos associados às atividades.

A M.A.A. realiza-se em dois aspectos:

(1) Função administrativa - Neste aspecto, o objetivo é reduzir os custos e aumentar a eficácia do trabalho através da melhoria do sistema administrativo;
(2) Ambiente administrativo - Neste aspecto, o objetivo é fortalecer a eficácia administrativa através de uma melhor qualidade do ambiente (ambiente humanizado).

Normalmente uma empresa que decide pela implantação da M.A.A. já encontra-se em estágio de implantação de processos, ferramentas e filosofias, tais como o 5S, TPM ou TQC.

O roteiro de implantação aqui proposto não abordará a formação de uma estrutura prévia para a promoção dos elementos acima citados. Ele parte de uma estrutura criada especificamente para a adoção da M.A.A., vinculada a um destes elementos.

A necessidade de implantação da M.A.A. em uma empresa parte da constatação de que as funções administrativas geralmente não costumam evoluir na mesma rapidez que as denominadas “funções produtivas”. Este fenômeno acontece em empresas industriais devido ao fato de todas as atenções gerenciais estarem prioritariamente voltadas para as suas áreas de manufatura. Apesar da introdução progressiva de equipamentos de informática nos ambientes administrativos, os hábitos no tratamento das informações não foram modificados com a mesma velocidade da tecnologia, trazendo como conseqüência  a redundância de informações,  de documentos, de arquivos e de atividades, acarretando perdas em todo o sistema administrativo. A manutenção de layout, atividades e porte dos ambientes administrativos (escritórios) evidencia bem este fenômeno. 

Em um ambiente altamente competitivo todos os processos internos de uma empresa devem ter alta produtividade. Não basta preocupar-se apenas com os processos de manufatura, pois estes já vêm sendo uma preocupação constante da empresa. Agora chegou o momento de transformar-se cada processo administrativo em “fábrica de informações” altamente produtiva. Cada “saída” de recursos, tais como: cada atividade; cada documento emitido, manuseado, despachado ou arquivado; cada material de consumo solicitado; cada móvel e utensílio existente no local de trabalho; cada procedimento; cada informação; cada espaço ocupado no computador ou no ambiente; etc., tem que ser rigorosamente reavaliada, analisando-se qual o valor que vem agregando ao produto da empresa, ou seja, aos bens ou serviços, pois são estes que geram “entradas” para a empresa.


3.     Educação e Treinamento

A revolução da informação está mudando o mundo em uma velocidade espantosa. O desenvolvimento das pessoas com capabilidade nos processos de informação é vital para a empresa. Aquelas que treinam seus empregados sem sistematização, olhando as outras ou aprendendo nas tentativas e erros, têm dificuldade para sobreviver num mercado globalizado e cada vez mais competitivo. Estabelecer um programa de treinamento que cobre todas as especializações e níveis, estabelecer padrões para a aquisição dos conhecimentos e habilidades  e elaborar uma matriz de treinamento. 

Esta atividade objetiva aumentar a capacidade administrativa e consiste dos seguintes passos:

Identificar o conhecimento e habilidades requeridas para execução dos trabalhos do setor
Estabelecer categorias de avaliação e critérios de atingimento
Preparar materiais e manuais de treinamento e treinar instrutores
Compilar matriz de treinamento
Estabelecer métodos de treinamento
Treinar
Avaliar evolução

4.     Flexibilidade

A forma mais eficaz de aumentar a eficiência de trabalhos administrativos e de apoio é perseguir permanentemente a relação entre trabalho e custo. Não é viável o dimensionamento de pessoal para atender ao pico de necessidades. Para suprir tal necessidade é interessante desenvolver e adotar um sistema flexível com muitas pessoas tendo várias habilidades.

Esta flexibilidade é conseguida com as seguintes atividades:

Dividir flutuações do todos os trabalhos constantes e variáveis
Estimar o tempo para as tarefas constantes e criar um sistema de alocação de recursos flexível, de acordo com as necessidades.

5.     Medidas de Performance

Como parte de sua missão, cada setor deve atingir certos resultados, alguns quantitativos, outros qualitativos. O resultado deve ser tangível, atuar nas aspectos de custos, eficácia funcional, aumento de produtividade e criatividade.

Cada setor deve também identificar a relação entre performance máxima e as funções e tarefas previstas de suas seções e subseções, e permanentemente medir e avaliar os resultados.

Estas atividades de medição podem ser facilitadas através da seguinte seqüência:

Identificar categorias de performance para cada função baseada na visão e missão dos setores
Estabelecer pontos de avaliação e indicadores de performance para cada função
Estabelecer medidas e técnicas de avaliação para cada função
Medir performance
Avaliar e revisar taxas de atingimento do alvo  


O pilar de Melhorias Administrativas é atualmente o que há de mais moderno e eficaz na busca da eficácia das atividades administrativas, principalmente pela sua praticidade e capacidade de promover resultados tangíveis e intangíveis, de curto, médio e longo prazos. O seu sucesso é garantido a partir do comprometimento da liderança, entendimento dos conceitos, constância de propósito e criatividade.