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El desarrollo del sistema de reconocimiento 

El reconocimiento es el alimento para el hombre satisfacer sus necesidades egoisticas. Los resultados de las auditorías de 5S deben servir también de herramienta para el reconocimiento de los equipos y respectivos líderes. La experiencia de varias empresas apunta para los siguientes requisitos a ser observados cuando discutir el sistema de reconocimiento: 

Þ    Es imprescindible que el sistema de reconocimiento haga parte de la cultura de la empresa. Para tanto deben ser consultados los profesionales de recursos Humanos, planeación estratégico u  otros sectores de apoyo que tratan del desarrollo profesional de la corporación, para evitar choques y conciliar el sistema de reconocimiento con lo que ya existe.

Þ    El reconocimiento debe ser siempre para el equipo y no para el individuo. No es interesante adoptar sistema de reconocimiento destinado a elegir un profesional del equipo como destaque. Este procedimiento difícilmente establece espíritu de equipo y desmotiva a los menos privilegiados. La estrategia de elegir el destaque del equipo solamente oficializa quien ya es bueno y marginaliza quien no es. La competencia es una forma positiva de aumento de eficiencia, desde que sea enfocada para el crecimiento del desempeño promedio global. Siempre las consecuencias de una política de elección de destaques individuales son un aumento de la variabilidad (desviación estándar) entre las personas y, por veces, reducción de la eficiencia del proceso. Estadísticamente hay una gran probabilidad de haber una variabilidad entre las personas del mismo grupo. Evaluando el trabajo del equipo, todos intentarán ayudar a los más deficientes, porque precisarán de la participación de ellos para el desarrollo del nivel deseado. El reconocimiento a los destaques individuales puede ser hecho informalmente por su líder. El reconocimiento indirecto puede ser de dos maneras: las mejoras relacionadas al 5S, pueden ser relacionadas a las otras personas (del propio grupo, de la dirección y de visitantes). Las mejoras relacionadas a la actividad son contempladas por la política de Recursos Humanos de la empresa.

Þ    Más importante que el objeto de reconocimiento, es la estrategia definida para tornarlo deseado. Para tanto debe ser creada una expectativa para el reconocimiento a través de una buena publicación, donde quede claro que los merecedores serán pocos y diferenciados de los otros. No hay ninguna conclusión estadística sobre el éxito del Programa con un objeto específico de reconocimiento. La tabla 1 presenta las ventajas y desventajas percibidas por las empresas de acuerdo con el objeto de reconocimiento.

 

Objeto de reconocimiento

Características

Ventajas

Desventajas

Dinero

Valor a ser distribuido con el equipo dependiendo exclusivamente del resultado del Programa 5S

Posibilita un foco mayor  en la práctica del Programa 5S

Normalmente crea la cultura de hacer mejoras en vísperas de auditorías

Valor a ser distribuido para el equipo dependiendo del resultado del Programa 5S (hay un peso) y de otros indicadores (normalmente pago como Participación en los Lucros y Resultados)

  • Relaciona 5S con otros aspectos importantes (seguridad, calidad, costos, productividad, etc.)
  • Cada equipo depende apenas de sus propios esfuerzos

Þ      Normalmente los representantes sindicales no aceptan este criterios porque el premio no es uniforme para todos los profesionales

Þ      Los equipos quedan egoístas, no apoyando a los otros, y no cuidando de las áreas que no están bajo su responsabilidad.

Valor a ser distribuido para toda la empresa dependiendo del resultado del Programa 5S y de otros indicadores (normalmente pago como Participación en los Lucros y Resultados)

  • Relaciona 5S con otros aspectos importantes (seguridad, calidad, costos, productividad, etc.)
  • Los equipos quedan más solidarios, porque los resultados negativos de unas pueden  causar perjuicios a las otras.
  • Hay una buena adhesión de los sectores sindicales

Los profesionales no sienten un vínculo entre esfuerzo y recompensa.


Objeto de reconocimiento

Características

Ventajas

Desventajas

Objetos, Regalos, Viajes

Ofrecidos al equipo por cuenta de los resultados de 5S

  • Posibilita un foco mayor  en la práctica de 5S
  • No crea un espíritu “mercantilista”
  • Inviable para grandes equipos (en este caso hay necesidad de haber sorteos)
  • Muchas veces no son motivantes por cuenta del valor y del nivel de las personas beneficiadas

Simbólico (trofeos, sellos, certificados, bottons, placas, etc.)

Ofrecidos al equipo por cuenta de los resultados del Programa 5S

  • Posibilita un foco mayor  en la práctica del Programa 5S
  • Identifica el área y equipo de acuerdo con los resultados

Cuando no hay otro sistema de reconocimiento financiero, la empresa pasa a ser vista como “explotadora” de las personas.

Tabla 1 - Ventajas y desventajas percibidas por las empresas de acuerdo con el objeto del reconocimiento 

La recomendación es utilizar una mezcla de los objetos de reconocimiento citados en la tabla, de acuerdo con las características, la situación financiera y el nivel de evolución de 5S de la empresa, si posible haciendo con que haga un vínculo directo entre el esfuerzo del equipo y el reconocimiento. Para crear mayor solidaridad entre las áreas, bien como promover el uso adecuado de las áreas colectivas, puede ser dado un peso para el resultado de la propia área (0,8 a 0,9), y un peso para áreas colectivas (baños, vestuarios, calles, estacionamientos, salas de reuniones, auditorios, etc.) y/o el resultado general de toda la empresa (0,1 al 0,2). Ejemplo: si un área obtiene un resultado de 80% y el área colectiva o general obtiene 60%, el resultado final del área es: 80% x 0,9 (resultado del área y peso del área, respectivamente), más 60% x 0,1 (resultado del área colectiva o del resultado general y peso del área colectiva, respectivamente). El resultado final del área es 78%. 

Con respecto a las estrategias para tornar el objeto de reconocimiento deseado, las más utilizadas son presentadas en la tabla 2, incluyendo las ventajas y desventajas. 

 

Estrategia de reconocimiento

Características

Ventajas

Desventajas

De acuerdo con la clasificación del área

Son reconocidos los equipos que lograron los mayores puntajes, independiente de las características de las áreas

  • Es posible identificar áreas que sirvan de referencia
  • Promueve una competencia entre las áreas

Las áreas con características adversas (conservación, edad, layout, agresividad, etc.),  tendrán desventajas sobre las que tienen características favorables para el orden y limpieza.

Son reconocidas las equipos que lograron los mayores puntajes, de acuerdo con las características de las áreas

  • Es posible identificar áreas que sirvan de referencia
  • Promueve una competencia más justa entre áreas de características diferentes

En los primeros ciclos de reconocimiento las áreas que ya están con un bueno nivel de 5S tienen ventajas sin muy esfuerzo.

De acuerdo con la evolución

Son reconocidas los equipos que más mejoraron, desde el inicio de las auditorías o  entre la auditoría actual y anterior, o durante todo el año.

Motiva a las áreas que están con un nivel más bajo

  • Matemáticamente son beneficiadas las áreas con nivel más bajo, porque, en termos porcentuales, cuanto más alto el puntaje, más pequeño es el potencial de aumento
  • En la práctica también son beneficiadas las áreas con nivel más bajo, porque cuanto menor el puntaje menor será el esfuerzo para porcentualmente mejorar
  • Es una injusticia para las áreas que desde el inicio se comprometen en la práctica del Programa 5S.

De acuerdo con el logro de la meta

Son reconocidos los equipos que logran las metas específicas

El equipo solamente depende de él propio para ser reconocido

  • No crea una competencia entre las áreas
  • No son identificadas áreas que sirvan de referencia
  • Son beneficiados los equipos que son conservadores en el establecimiento de las metas
  • Son perjudicados los equipos que son más optimistas en el establecimiento de las metas.

Tabla 2 - Estrategias para tornar el objeto de reconocimiento deseado 

La recomendación es utilizar una mezcla de las estrategias de la tabla, obedeciendo a los siguientes criterios.

  1. a.De acuerdo con la clasificación del área – Puede crear categorías de área de acuerdo con el grado de dificultad provocada por el proceso. Ejemplo: áreas con alto grado de fuentes de suciedad; áreas con bajo grado de fuentes de suciedad; oficinas especiales (alta y mediana gerencia); oficinas comunes; ambientes de uso colectivo (vestuarios, baños, restaurantes, etc.); áreas externas; áreas específicas (laboratorios, bibliotecas, salas de capacitación, almacenes, depósitos, archivo inactivo, etc.). Para las áreas mejores clasificadasser entregues trofeo, objetos o viajes. En caso de trofeo, este puede ser definitivo o  permanecer en el área mientras él mantiene la clasificación. Puede ser prevista la situación de la pose definitiva del trofeo si el área mantiene la primera colocación por tres veces consecutivas. Para áreas que están demasiadamente adelantadas que las otras, puede conceptuarlas como “hors concours”, evitando que concurra con las demás.
  2. b.De acuerdo con la evolución – Puede crear una forma diferenciada para reconocer el área que más avanzó desde la primera auditoría. Puede ser desarrollado un trofeo diferenciado o dado un regalo para los componentes del área. Es normal que este criterio no sea utilizado en cada ciclo de auditoría.
  3. c.De acuerdo con el logro de la meta – Normalmente las áreas que logran la meta y/o que logran un puntaje clasificatorio, reciben sellos, certificados o premio en dinero (en este último caso, lo más común es la participación en los resultados). Algunas clasificaciones son hechas por las empresas dependiendo del nivel conquistado. Ejemplos: Roja o 1 estrella: hasta 50%; Amarilla o 2 estrellas: entre 51 y 70%; Verde o 3 estrellas: entre 71 y 90%; Azul o 4 estrellas: entre 91 y 95%; oro o 5 estrellas: entre 96 y 100%.  Otras utilizan sellos para tres fases diferentes de 5S: Entre 80 y 90% - Sello Bronce; entre 91 y 95% - Sello Plata; entre 95% y 100% - Sello Oro.

Þ    Evite publicar abiertamente los resultados de las dos primeras auditorías e implementar el sistema de reconocimiento antes del segundo ciclo de auditorías. O  sea, haga la publicación de la sistemática juntamente con la publicación de los resultados generales del segundo ciclo y el evento de reconocimiento junto con los resultados del tercero ciclo. Esta recomendación es hecha por varios motivos:

  1. a)En las dos primeras auditorías los criterios de evaluación todavía están siendo testados para conseguir extraer el nivel real de 5S (o 3S) de los ambientes de trabajo;
  2. b)En las dos primeras auditorías los auditores todavía están aprendiendo hacerlas (interpretación adecuada de los conceptos y de los criterios de evaluación; desarrollo de la capacidad crítica de observación; calibración entre las notas de los diversos auditores, etc.).
  3. c)En las dos primeras auditorías los auditados todavía están aprendiendo hacer 5S y conocer los criterios de evaluación;
  4. d)En las dos primeras auditorías los auditados no tienen parámetro de lo que pueden avanzar en el tiempo de acuerdo con las dificultades;
  5. e)En las dos primeras auditorías los auditados están experimentando la práctica del Programa 5S. Una posible preocupación con el reconocimiento podrá perder el foco de la práctica.

Þ    Haga una buena publicación del sistema de reconocimiento. Utilice las herramientas de comunicación existentes en la empresa como periódicos, carteleras, banners y computadoras. Involucre a los líderes para que hagan una publicación personal con su equipo.

Þ    Planifique un evento para la publicación de los vencedores y la entrega del objeto de reconocimiento. Este evento debe ser marcado con anticipación para asegurar la presencia de personas estratégicas de la empresa. La publicación podrá ocurrir antes o durante el evento. En medianas empresas, es usual aprovechar el horario de almuerzo para hacer la entrega, contando con la participación voluntaria de niveles jerárquicos más bajos, y participación obligatoria de los líderes. En grandes empresas es usual la entrega en un lugar más reservado (sala de reunión, sala de capacitación, auditorios, etc.), con la participación de los líderes y de uno o más representante de las áreas que serán reconocidas. La entrega de las premiaciones debe ser registrada con fotos y/o videos para posterior publicación.

Þ    Planifique y haga una encuesta para evaluar la eficiencia del sistema de reconocimiento. Esta investigación puede ser hecha por muestreo, a través de un formulario de simple rellenado, distribuido antes de la publicación del sistema de reconocimiento y después de la publicación de los vencedores.

Þ    Evite usar muestreos en cada ciclo de auditoría. O  sea, audite todas las áreas en cada ciclo de auditoría. Recuerde que el principal objetivo de las auditorías no es determinar el nivel numérico de la empresa o área. Pero, presentar para cada área sus puntos fuertes y sus oportunidades de mejoras. La recomendación es que todos los espacios físicos de la empresa sean auditados, mismo aquellos utilizados por contratistas. Algunas empresas optan por sortear pocas áreas que serán auditadas en cada ciclo. Esta estrategia no es recomendada para las fases iniciales de implantación, porque, con posibles diferencias significativas entre las áreas, la simple asignación de puntajes no agrega valor. Los registros hechos en las áreas muestreadas ciertamente no servirán para las otras áreas no auditadas, creando una imagen de auditoría como un “juzgamiento”. La utilización de muestreo solamente es recomendada en los casos de niveles de 5S muy cerca entre las áreas, y para evaluación de metas corporativas usadas para premiaciones por participación en los resultados. 

Un problema que varias empresas tienen enfrentado con respecto al reconocimiento es como hacer con los contratistas, los cuales contribuyen positiva o negativamente para los resultados de 5S, y que no son contemplados por el sistema que trata de premiación en dinero, debido a las limitaciones de contratos de trabajos. Si el reconocimiento no trata de remuneración, nada impide que el sistema sea extensible para los contratistas. Cuando el reconocimiento se limita a la remuneración variable, la sugerencia es crear una premiación extra, convirtiendo un valor financiero en un determinado objeto (mismo que sea sorteado); en una fiesta de confraternización; en una viaje o por algo que los empleados de las contratistas decidir. Esta propuesta debe ser discutida previamente, inclusive involucrando los responsables por las contratistas.