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El tiempo para una empresa implantar el 5S 

Una preocupación de las empresas con respecto al 5S es su tiempo de implantación. Primeramente debe entenderse “¿qué es 5S implantado?”. El parámetro que debe ser usado para tal no es la capacitación de 100% de los empleados y/o la realización del “Día D”, como muchas empresas hacen. La Certificación 5S, creada por mí en 1996 es el parámetro más utilizado actualmente para considerar consolidada la implantación del Programa 5S en una empresa (para más informaciones consultar el sitio www.pdca.com.br). 

Algunas variables interfieren en el tiempo de implantación: 

Variables dependientes de la empresa 

Nivel actual del Programa 5S 

Cuanto mayor es la deficiencia de la práctica del Programa 5S (limpieza, organización, aseo y disciplina), mayor es el tiempo de implantación. 

Tipo de actividades 

Empresas que tienen procesos de fabricación más refinados y/o automatizados, normalmente ya tienen ambientes limpios y organizados. En estos casos la implantación del Programa 5S es más rápida.

 Tamaño y distribución de las instalaciones 

Empresas pequeñas y con límites físicos definidos, tiene más facilidad para la implantación, debido a la rapidez con que las informaciones son pasadas (menos gente, menos problemas). 

Empresas que tienen sus instalaciones o unidades dispersas geográficamente, toman más tiempo para la implantación en comparación con otras más centralizadas físicamente.

Cambios estructurales que perjudican toda la empresa 

Evidentemente en el mundo actual las empresas pasan por cambios frecuentes para asegurar su supervivencia. Pero, los grandes cambios con alta frecuencia imposibilitan la introducción de cualquier herramienta de gestión que busque resultados efectivos, como es el caso de 5S. Cuando 5S todavía no hace parte de la cultura de la empresa, los grandes cambios crean un ambiente de inseguridad que torna el programa inestable. La transferencia y, hasta mismo, dispensa de algunas personas claves y/o líderes dificultan la implementación de acciones estratégicas y aumenta demasiado el tiempo de implantación. 

Estructura jerárquica 

Empresas con demasiados niveles jerárquicos y con modelos de gestión ultrapasados ciertamente tiene mayor dificultad que empresas con filosofía de gestión moderna (administración participativa y pocos niveles jerárquicos). 

"Status" de las otras herramientas de gestión 

En caso de que la empresa ya tenga una buena madurez de las herramientas de gestión, como calidad, medio ambiente, seguridad, salud, sugerencias, trabajo en grupo, etc., las personas normalmente están más conscientes y el desarrollo del Programa 5S es facilitado. 

Clima organizacional 

En empresas que están en conflictos radicales (estado de huelga o huelga) con sus empleados no es recomendable la implantación de cualquier proceso participativo. Una revisión de la política de recursos humanos, fundamentada en la real valorización de los empleados, es un pre-requisito imprescindible para posterior introducción de estos procesos. 

Si la situación es puntual, es mejor esperar su definición para después implantar el Programa.

Tipos de clientes y proveedores 

El nivel de calidad de clientes y proveedores influencia directamente el nivel de gestión de la empresa (obviamente el cliente generalmente influencia más que los proveedores). Eso sirve también con respecto al 5S, donde un cliente exige que su proveedor tenga un nivel igual, principalmente si los servicios son prestados dentro de su empresa, obligando que las acciones relativas a la organización y limpieza sean agilizadas. 

Situación financiera 

Evidentemente una empresa que está en buenas  condiciones financieras tiende a invertir más en el desarrollo del Programa 5S, principalmente en la publicación y preparación de la infra-estructura básica, como capacitación, identificación de ambientes, cambios de "layout", introducción de mejoras, etc. Pero, este factor no es determinante para la evolución del Programa 5S. Es apenas contributivo. 

Ubicación geográfica 

Una empresa ubicada en una zona industrial, cerca de una gran ciudad, tiene una facilidad mayor de intercambiar informaciones, reduciendo costos con participación en eventos externos, visitas a las otras empresas, contratación de consultoría y/o conferencistas. Estas facilidades posibilitan un desarrollo más rápido del Programa 5S. 

Conservación de los activos 

Empresas que tiene instalaciones prediales e industriales, con varios y serios problemas de conservación, enfrentan más dificultades para promovieren el 5S. Una unidad industrial con deficiencias de mantenimiento, que tiene como consecuencias fugas de productos, ruidos elevados e iluminación inadecuada, necesita invertir más que otras que estén en buenas condiciones operacionales, además de exigir un tiempo mayor  para la solución gradual de los problemas. 

Nivel de Automatización 

Los procesos automatizados cuentan con menos personas y normalmente la gente tiene poco contacto físico con la manipulación y transporte de materia-prima y con los productos. De esa manera, los lugares de trabajo tienden por mantenerse más limpios y ordenados, independiente del Programa. 

Layouts 

Instalaciones con layouts deficientes exigen más esfuerzo de las personas y más  inversiones financieras para adecuarse a los niveles deseados con la práctica del Programa 5S. Por lo tanto, el tiempo de implantación en estas empresas tiende a ser mayor cuando comparado con instalaciones con layouts bien planeados y modernos. 

Estrategia utilizada 

La estrategia utilizada por cada empresa tiene una influencia directa en el tiempo de implantación. Es importante que el coordinador de 5S tenga una visión amplia sobre el tema y, al presentar el plan de implantación, tenga una visión de mediano y largo plazo para las actividades de 5S, asociada a una planificación estratégica de la empresa. Además de visitas, participación en eventos y lectura sobre el tema, la discusión con una consultora con experiencia en 5S es recomendable. 

Perfil del Coordinador 

La selección correcta del coordinador puede ser determinante para el ritmo de los avances y para el propio éxito del Programa. Las calidades citadas en el inicio de este capítulo son indispensables y es, por no atentar para eso, que algunas empresas quedan frustradas con los resultados del Programa 5S. Cuando el coordinador es participativo, pero no tiene liderazgo, el comité no siempre tiene madurez para cumplir lo que él mismo planeó; cuando el coordinador es centralizador y hace que el ritmo del Programa dependa de él, en su ausencia, 5S no avanza.

Variables dependientes de las personas 

Nivel educacional 

Personas que no tuvieron buena educación familiar y buena formación de escuela, necesitan de más inversiones (capacitación, orientación y tiempo) para cambiaren sus hábitos y actitudes negativas. 

Las fallas en la estructura familiar, principalmente en las grandes ciudades, y las deficiencias de la red escolar, generalmente en las escuelas públicas, provocan como consecuencia una migración para las empresas de personas no calificadas y con bajos niveles educacionales. Conociendo esta realidad, las empresas siéntense obligadas en cumplir un papel educador bajo el riesgo de tener procesos de baja eficiencia. 

Por otro lado, las personas que tienen una mejor base educacional aprenden más prontamente la práctica porque, muchas veces, 5S rescata valores que están adormecidos dentro de ellas. 

Es importante enfatizar que no siempre el alto nivel de escolaridad tiene relación con el nivel educacional. 

Situación socioeconómica

 Cuando los empleados de una empresa tienen un bajo nivel socioeconómico, generalmente presentan una mayor  dificultad en entender el nivel de 5S de clase mundial, aunque no presenten resistencias mayor que personas de niveles socioeconómicos más altos. La cuestión muchas veces está en la falta de referencia en relación a la conservación, layout, limpieza e higiene. Es bueno recordar que este es un problema reciente en las sociedades de grandes distorsiones sociales, y que redujeron la inversión en las áreas de educación y salud. 

Motivación 

Es evidente que el tiempo necesario para la consolidación del Programa 5S está directamente vinculado al nivel de motivación presente en los empleados, de todos los niveles. 

Concientización 

La poca concientización de las personas para la práctica de 5S debe ser suplida con informaciones, experiencias y resultados. Esta concientización va se desarrollando a lo largo del tiempo, a medida que las personas van practicando 5S y sintiendo sus beneficios, en todos los niveles (jerárquicos), y en todas las dimensiones (profesional, personal y social). Es la educación quien desarrolla la consciencia, o sea, es la propia práctica del Programa 5S que transforma, gradualmente, la conciencia de las personas. 

La figura 1 presenta la evolución de las 3 primeras “S” en una empresa de tejeduría de 1500 empleados. 

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Figura 1 - Evolución de las 3 primeras “S” en una empresa de tejeduría de 1500 empleados

 

La figura 2 presenta la evolución de las 2 últimas “S” en la misma empresa.

 

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Figura 2 - Evolución de las 2 últimas “S” en la misma empresa de tejeduría de la Figura 1 

En promedio, medinas y grandes empresas llevan entre 3 y 5 años para la consolidación de las 3 primeras “S”, y más 1 a 2 años para la consolidación de todas las 5 “S”.