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Las diferencias entre auditoría de 3S y de 5S

 

Las principales diferencias entre las auditorías de 3S y de 5S están en la tabla 1:

Auditorías 3S

Auditorías 5S

Auditoría es por cuenta de la situación actual

Auditoría es por cuenta también del histórico

Son entrevistadas solamente las personas del área auditada

Son entrevistados también representantes de áreas vecinas, de áreas especializadas (seguridad, calidad, medio ambiente, médica, etc.), de clientes internos y de otras áreas que puedan dar informaciones sobre las actitudes del equipo del área auditada

Evidencias son recolectadas durante la visita

Evidencias pueden  ser colectadas antes y después de la visita

Son auditadas las áreas

Son auditadas también las personas

               

Son auditados solamente los puestos de trabajo

Son auditados también otros lugares frecuentados por los auditados

Auditorías son más frecuentes

Auditorías son menos frecuentes

Auditorías son hechas de forma concentrada (son auditadas todas las áreas)

Auditorías son hechas de forma diluida (son auditadas solamente las áreas con las 3S consolidadas)

Resultados son definidos inmediatamente después de la visita

Resultados pueden  ser definidos después de la colecta de informaciones con otras áreas y personas

Recomienda marcar día y horario de la visita

Pueden ser hechas visitas sorpresas

Tabla 1 – Principales diferencias entre auditorías de 3S y de 5S

 

Hay una gran dificultad en las empresas durante la fase de auditoría de todas las 5S. Eso ocurre por los siguientes motivos:

 

  1. a)La auditoría de 3S logra evidenciar con mayor facilidad una práctica en desacuerdo con los conceptos de Utilización, Organización y Limpieza, por tratarse de aspectos puramente físicos. En la auditoría de 4ª y de 5ª “S” los conceptos de Salud, Higiene y Autodisciplina son más difíciles de evidenciar;
  2. b)Los auditados reconocen con mayor facilidad las deficiencias de orden física presentes en sus respectivas áreas. Las deficiencias relacionadas con la salud física y mental, la higiene del trabajo, la cual involucra aspectos ergonómicos, y la autodisciplina, no siempre son conocidas o reconocidas por los auditados;
  3. c)Los auditores todavía están “atados de manos” en la forma de auditar las 3S, concentrándose mucho tiempo en la identificación de los problemas físicos y dedicando poco tiempo para levantar informaciones sobre las actitudes, relacionados a las últimas “S”;
  4. d)Los auditores no tienen el hábito de entrevistar profesionales de otras áreas que mantienen un relacionamiento diario con el área auditada, dejando de recolectar informaciones referentes con la salud (área médica), cumplimiento de normas (seguridad, calidad, medio ambiente), cumplimiento de reglas (propio equipo), la puntualidad (clientes internos y los jefatura), etc. 

Algunas providencias y cuidados deben ser tomados para la implementación de las auditorías de todas las 5S. Por ejemplo: 

  • Definir qué ambientes serán considerados comunes;
  • Crear un archivo de Áreas Comunes y orientar a los auditores en registrar individualmente los problemas provocados por personas de todas las áreas en áreas auditadas. Al final será dado un puntaje a los ítems que evalúan la autodisciplina de las personas de acuerdo con todos los registros agrupados;
  • Los Auditores deben conocer todos los Estándares de identificación que fueron creados, consultando el Manual de 5S desarrollado por el Comité de 5S;
  • Además de los ítems genéricos que sirven para toda la empresa, el auditor debe verificar si hay ítems específicos del área por auditar;
  • Los problemas de conservación de recursos de otra área encontrada en el área auditada, no pueden penalizarla. La información debe ser destacada en el informe y el Comité hará el debido direccionamiento, pero sin retirar el punto del área responsable por el recurso;
  • La diferencia del orden de los recursos para el cumplimiento de normas, reglas y procedimientos, es que este último ítem exige lo que ya fue definido como Estándar. O  sea, no depende de la interpretación de cada uno. Una demarcación o señalización en un ambiente de trabajo significa un Estándar establecido;
  • La postura inadecuada de personas de otras áreas debe ser destacada del informe del área auditada y hacer parte del informe del área a la cual son estas personas y penalizar el puntaje del ítem correspondiente;
  • El plan de acción de 5S del área no debe ser confundido con el plan estratégico de implantación de las 5S en la empresa;
  • El auditor no necesita cobrar la definición de máximo y mínimo en todos los ítems mantenidos en el ambiente. La necesidad es definida por el área del usuario y es válido para los recursos utilizados por el equipo de trabajo, y no individualmente;
  • El entrevistado puede acompañar la entrevista. Es de su criterio, y no del auditor, si eso no intimida al entrevistado;
  • Cuando no hay un Estándar establecido para los archivos electrónicos (e-mails, red, CPU), debe ser presentada el puntaje apenas del SEIKETSU. En el SHITSUKE el ítem que trata de archivos digitales debe quedar en blanco (no se aplica).
  • El Comité de 5S debe definir si habrá una ponderación en el puntaje de un área, a partir del resultado de las áreas comunes, dependiendo de la proporcionalidad de los empleados de cada área;
  • El Comité de 5S debe mantener el histórico de los puntajes de 3S por separado de los puntajes de 4ª y 5ª S o de 5S, para evitar interpretaciones inadecuadas en el futuro;
  • Los problemas conductuales detectados en un área, que son practicados explícitamente por otra área, deben ser destacados para que el Comité de 5S haga el encaminamiento adecuado después de las auditorías. Si es de un área específica, deben constar en el informe de esta área sin penalizar el puntaje. Si es de varias áreas deben ser registrados en el informe de Áreas Comunes, penalizando el puntaje de toda la empresa;
  • El puntaje general de la autodisciplina de la empresa solamente debe ocurrir después de la colecta de informaciones de todos los informes;
  • Incluir en el área, solamente las fallas de las personas que son responsables por el área;
  • El Comité de 5S o el responsable de las auditorías debe definir previamente que áreas y representantes serán entrevistados para  tener una visión concreta de la actitud del equipo auditada en el día a día, no solamente dentro de su área, sino también cuando estuviesen frecuentando o manteniendo contacto con otras áreas;
  • En la entrevista con un cliente interno de un área auditada, cualquier problema de postura de las personas que perjudique a su cliente, hará parte del puntaje de esta área, tomando en cuenta la opinión de la Gerencia del área auditada;
  • Al auditar una determinada área, en caso de ser constatados algunos problemas causados en esta área por parte de sus proveedores internos, solamente un registro debe ser hecho, sin que eso haga parte del puntaje de este proveedor. En la próxima auditoría el auditor tendrá el registro hecho y, ahora sí, será discutido el problema. Dependiendo de las consideraciones hechas por el auditado (proveedor) y, pudiendo el auditor entrevistar al cliente (auditado de la vez anterior), podrá repercutir en el puntaje del auditado. En resumen, ninguno auditor podrá dar un puntaje a un área que no fue auditado por él;
  • Al encontrar datos poco comprensibles sobre los desempeños en las pizarras de avisos o de gestión visual, eso debe ser registrado, pero no debe penalizar el puntaje del área;
  • Durante las entrevistas de la  auditoría, si hay críticas de problemas de higiene y salud (ergonomía en oficinas, temperatura o ruido en áreas de producción, por ejemplo), el auditor debe registrar y verificar su consistencia, que puede ser hecho con alguien calificado de la misma área o con el personal de apoyo de las áreas de salud y seguridad. Estando convencido de la consistencia, la observación debe ser registrada en el informe. Pero, en casos de ruidos, ergonomía o  radiaciones, puede ser considerado el uso de EPPs, procedimientos eficaces y evaluación del área médica (exámenes periódicos);
  • Al auditar áreas comunes, los auditores deben separar la posición de las personas responsables de las áreas de la posición de los usuarios de las áreas. Ejemplos:

Vigilancia - La perspectiva de los empleados de la vigilancia debe ser evaluada a través de observaciones y/o entrevistas con Gerente y clientes. Este punto de vista debe ser evaluado en entrevista por propio personal de la vigilancia.

Vestuarios - La posición del personal que administra el vestuario debe ser evaluada en las 3 primeras “S”. El punto de vista de los usuarios del vestuario debe ser evaluado por constataciones en el lugar y/o por entrevistas con los involucrados en las rutinas de limpieza. 

  • En la auditoría de 5S, cabe al auditado demostrar, a través de registros y documentos, que merece un puntaje mayor. O  sea, en la auditoría de 3S, el auditor debe justificar los puntajes que están abajo del puntaje máxima. En la auditoría de 5S, el auditado debe justificar que merece puntajes arriba de la mínima, por lo menos en la 4ª y en la 5ª “S”;
  • Si durante la visita el auditor percibir un buen nivel de las 3S, se dedicará más tiempo para evaluar los detalles sobre las actitudes de las personas. En otras palabras, el tiempo economizado al no registrar tantos problemas de las 3S, es utilizado para los registros de las dos últimas “S” , entrevistando las personas a lo largo del recorrido, observando informaciones en carteleras de avisos, analizando los documentos presentados por el auditado (fotos de la evolución, Padrón de Limpieza, sistema de mantenimiento de las 5S, reglas de convivencia), evaluación de los documentos electrónicos, etc.;
  • El auditor debe evitar ser detallista en las 3 primeras “S”. Recordar que el área ya los tiene consolidados;
  • El auditor debe tener como principal foco la actitud de las personas, y no solamente en el ambiente físico;
  • Dado el caso que un problema sea por actitud inadecuada, él puede ser clasificado también como de las 3 primeras “S”;
  • Dar una prioridad a los lugares de uso colectivo, verificando el rigor en su utilización. Pero, los sitios colectivos utilizados por varias áreas de la empresa no deben penalizarse la 5ª S del área auditada;
  • Después de la visita en el área auditada, el auditor debe entrevistar profesionales de otras zonas para recolectar más informaciones y definir un plazo para presentar algunos puntajes de la 5ª S, que quedaron abierto;
  • Después de levantamiento de todas las informaciones, los auditores deben consensuar los puntajes en la ausencia del auditado, dando un peso mayor para la siguiente secuencia:

1°. Evidencias durante la visita;

2°. Posibles datos que forman parte de indicadores de desempeño del área;

3°. Informaciones de clientes internos;

4ª. Informaciones de representantes de áreas especializadas (seguridad, medio ambiente, calidad, RH);

5ª. Informaciones del Gerente;

6º. Informaciones que uno de los auditores tenga del área en su día a día;

7º. Informaciones del auditado.